Bonnetjes bewaren
Als ondernemer krijg je onvermijdelijk te maken met papieren bonnetjes. Je weet als goede ondernemer natuurlijk dat je deze bonnetjes moet bewaren. Maar voor hoe lang? Ook ken je jezelf goed genoeg om te weten dat je deze bonnetjes ooit kwijt zult gaan raken. Zeker als je ze lang moet bewaren. Je kunt ze natuurlijk allemaal heel gedisciplineerd meteen archiveren in een map. Maar ja, wie houden we voor de gek? En waarom zouden we nog in deze tijd waarop voor alles een website of app bestaat?
Nu zijn er al genoeg apps en websites die je helpen met het digitaliseren van je bonnetjes. Je kunt ze bijvoorbeeld inscannen of er een foto van maken. En gelukkig sturen de meeste bedrijven tegenwoordig een factuur via de mail, bijvoorbeeld als PDF. Maar mag je zomaar alles digitaal bewaren? En mag je de originele papieren bonnetjes zomaar weggooien?
Bewaartermijn
De belastingdienst eist dat je de basisonderdelen van je administratie 7 jaar bewaart. Daarnaast is er zoiets als brongegevens en afgeleide gegevens. Brongegevens zijn de bonnetjes en facturen die jij krijgt als je dingen koopt en die jij maakt voor je klanten als je dingen verkoopt. Afgeleide gegevens zijn de gegevens die je (of je boekhouder) invoert in een boekhoudsysteem (of een Excelsheet). Beide gegevens behoren tot de basisonderdelen. Dus ook je bonnetjes moet je 7 jaar bewaren.
Conversie
Officieel moet je van de belastingdienst alle basisgegevens bewaren op de manier waarop je ze gekregen hebt. Een papieren bonnetje dus als een papieren bonnetje. Onder voorwaarden staat de belastingdienst echter toe om je bonnetjes in te scannen.
Bij een belastingcontrole moeten uw gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. In principe moet u de gegevens in de originele vorm bewaren. Alleen onder bepaalde voorwaarden mag u gegevens converteren.
- U zet alle gegevens over.
- U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
- U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Dit noemen ze conversie. In andere woorden: als je een bonnetje inscant of er een foto van maakt, moet het hele bonnetje zichtbaar en leesbaar zijn. De foto moet dus bijvoorbeeld scherp zijn en er alle informatie erop staan. Ook moet je de bestanden snel terug kunnen halen, bewaar het dus op een handige, logische plek, bijvoorbeeld een bonnetjeswebsite.
Dus...
Je moet al je bonnetjes 7 jaar bewaren. Dat is een forse tijd, maar gelukkig mag je je bonnetjes inscannen. Als ze eenmaal op een computer of op een website staan zijn ze makkelijker te bewaren en te sorteren. En waarom zou je ze dan na 7 jaar nog weggooien?
Let wel goed op dat de scan of foto duidelijk is. Ook moet je zorgen voor een backup, bijvoorbeeld een kopie op Dropbox of iCloud. Want als je computer kapot gaat (ook bij brand of waterschade) accepteert de belastingdienst dat niet als reden voor het niet kunnen laten zien van je administratie.
We zouden graag willen kunnen zeggen dat je je papieren bonnetjes na het scannen weg kunt gooien, maar zo zwart op wit wordt het niet uitgelegd door de belastingdienst. Ook niet toen we ze belden. We verwachten geen problemen, maar wil je het heel zeker weten, dan moet je zelf contact opnemen met de belastingdienst.