Ik wil een ruimte huren voor mijn salon of praktijk. Waar moet ik op letten?

Je hebt een eigen salon of praktijk (of gaat die starten) en bent aan het rondkijken om een ruimte te huren. Ga je binnenkort een pand bezichtigen? Dan vraag je je vast af waar je op moet letten qua inrichting, het contract en andere praktische zaken. In deze blog post geven we je nuttige tips voor waar je op moet letten als je overweegt een ruimte te gaan huren.

De ruimte

De eerste vraag is natuurlijk, hoe groot is de ruimte en is dit voldoende voor jou? Waar je op moet letten is dat al je meubels en materialen er fijn in moeten passen. Maar ook moet de indeling van de ruimte handig zijn en moeten de voorzieningen zoals electriciteit en water op handige plekken liggen. Kijk daarom even goed naar de volgende punten.

Ruimte voor je balie

De balie is het centrale punt om af te rekenen en de volgende afspraak te plannen. Het is fijn als je op of achter die balie genoeg ruimte hebt voor je pinapparaat, tablet of laptop voor je administratie. Ook voor je klant is het fijn als er een balie staat. Koopt je klant producten, dan zet je die producten op de balie neer. Je klant heeft misschien op dat moment de telefoon in de hand voor het plannen van de volgende afspraak, of de portefeuille om af te rekenen. Het is fijn om een plek te hebben waar wat dingen kunnen worden neergelegd. Dat geeft rust.

Een wachtruimte

Een wachtruimte hoeft niet groot te zijn, maar het is wel fijn om een plek te hebben waar de volgende klant even plaats kan nemen. Bijvoorbeeld als ze erg vroeg zijn, of als je een beetje bent uitgelopen en je nog even aan het afrekenen bent of de behandelstoel aan het klaarmaken. Het is fijn om je klant een plaats te kunnen aanbieden terwijl jij alles gereed maakt voor hen. Daarmee creëer je ook weer een rustpunt voor jezelf en je klant.

Je behandelstoel en apparatuur

Je zult genoeg ruimte moeten hebben voor je behandelstoel(en), tafels en werkstations. Ook heb je wellicht apparatuur of meubilair wat je nodig hebt tijdens de behandelingen. Een mooie trolley of werkwagen met je producten er op, bijvoorbeeld. Daar moet wel de ruimte voor zijn.

Vergeet niet dat je ook rond je behandelstoel en werkplekken moet kunnen zitten, staan en lopen, zonder ergens tegenaan te stoten.

Ruimte voor opslag, voorzieningen en displays

Je zult opbergkasten nodig hebben voor allerlei materialen: Handdoeken, handschoenen, je product voorraad. Ook vinden veel salon eigenaresses het fijn om een display te hebben met producten die klanten kunnen kopen. Daar moet natuurlijk wel genoeg ruimte voor zijn. Kijk ook of er voldoende ruimte is voor koffiezetapparaat, waterkoker, kopjes en schoteltjes en de koekjestrommel. Sommige salons hebben een wasmachine en wasdroger op locatie.

Je kunt beter iets teveel ruimte hebben dan net te weinig. Je moet gemakkelijk door je ruimte kunnen lopen om je klanten te ontvangen, naar de behandelplaats te leiden en tijdens de behandeling producten of materialen te pakken en gebruiken. Breid je je aanbod uit, dan moet er wel plaats zijn voor een extra display of voor de nieuwe apparatuur die je hebt aangeschaft.

De voorzieningen

Vervolgens kijk je naar de voorzieningen die in het pand aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan genoeg stopcontacten. Zijn die er niet voldoende, dan moet je misschien kabels of stekkerdozen door je salon gaan verspreiden en dat is niet alleen niet erg praktisch, maar ook niet heel fraai.

Kijk en vraag dus zeker even naar de volgende voorzieningen:

• Zijn er voldoende stopcontacten? Liggen deze stopcontacten ook op logische plekken? Daar waar je je behandelstoel of werkplek wilt gaan zetten, moeten stopcontacten goed bereikbaar zijn om je apparatuur op aan te sluiten. (Kijk daarbij ook naar hoe lang de snoeren van je apparatuur zijn.)
• Hetzelfde voor kranen en wateraansluitingen. Waarschijnlijk heb je in elk geval een plek nodig om de koffiepot te vullen en moet je tijdens de behandeling indien nodig gemakkelijk water kunnen pakken zonder al te ver te moeten lopen. Liefst is dit binnen handbereik van je behandelstoel of werkplek.
• Is de ruimte goed geisoleerd en ook verwarmd voor in zomer en winter?
• Is er een toilet? Is dat toilet deel van jouw ruimte, of is het een gedeeld toilet? Als het een gedeeld toilet is, is dat toilet dan wel gemakkelijk bereikbaar voor jouw klanten? Vraag ook naar onderhoud en schoonmaak: Voor wiens rekening is dat? Dan weet je zeker dat deze voorziening schoon en onderhouden zal zijn.
• Hoe kun je de ruimte ventileren? Is er centrale ventilatie?
• Kijk ook even naar de vloer. Ligt er al een vloer in? Zo ja, is die gemakkelijk te reinigen?

Vraag ook of er ooit problemen zijn geweest met de stroomvoorziening, watertoevoer of -afvoer, isolatie, verwarming, toilet of ventilatie. Dit kun je aan de verhuurder vragen, of eventueel aan de vorige huurder of medehuurders. Als er problemen zijn geweest, hoe snel wordt dit dan meestal opgelost? Wie kun je bellen als er een probleem is? Ga ook na welk onderhoud en reparaties voor jouw rekening zullen zijn.

Toegankelijkheid

Vervolgens kijk je naar hoe gemakkelijk het is om je salon te bereiken. Toegankelijkheid is een breed begrip. Denk bijvoorbeeld aan:

• Bereikbaarheid met auto, openbaar vervoer en fiets.
• Is er voldoende parkeergelegenheid? Zitten er al huurders in het pand, vraag dan hoe vol de parkeerplaats normaal gesproken is. Is er genoeg plaats of moeten klanten regelmatig een blokje om rijden om een parkeerplaats te zoeken?
• Kunnen ook mensen die minder goed ter been zijn gemakkelijk in je salon komen? (Denk daarbij ook aan toegankelijkheid van de salon zelf, bijvoorbeeld de entree en het toilet.)

Heb je een eigen voordeur?

Deze vraag verdient een eigen hoofdstukje. Het komt namelijk regelmatig voor dat een kleine salon een ruimte huurt bij een grotere salon. (Onderhuur heet dat, kijk ook verderop bij het stukje "Contract" voor aandachtspunten bij onderhuur.)

Als jij een ruimte onderhuurt, dan heb je misschien geen eigen voordeur, maar een gedeelde voordeur. Bovendien komt het dan vaak voor dat klanten dwars door die grotere salon lopen om bij jouw ruimte te komen. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn, maar het kan voor klanten ook ongemakkelijk voelen, zeker als de afstand tussen de voordeur en jouw ruimte wat groter is. Bekijk dan dus niet alleen de ruimte die je gaat huren, maar ook de ruimte(s) waar jouw klanten doorheen moeten lopen.

Aandachtspunten bij een gedeelde voordeur:

• Heb je een eigen bel en ga je jouw klanten bij de deur begroeten?
• Of doet de andere salon de deur open en wijzen ze jouw klanten de weg naar jouw ruimte?
• Hoe zal dat gaan wanneer de andere salon niet aanwezig is? Je moet dan genoeg tijd tussen je klanten inplannen zodat je voor de volgende klant de deur open kunt doen. Of misschien kan de deur vanaf een afstand opengemaakt worden? (Let er wel op dat de voordeur dan door de klant weer goed gesloten wordt, of dat er een deurdranger is die daarvoor zorgt.)
• Kunnen klanten jouw ruimte gemakkelijk bereiken? Staan er geen meubels, kasten of apparatuur in de looproute?
• Is jouw ruimte zichtbaar vanaf de voordeur? Zo niet, is het mogelijk om bij de voordeur of ingang een kaartje te plaatsen? Bijvoorbeeld een mooi display met "Welkom bij SalonNaam. U vindt mij bovenaan de trap, eerste deur links".

De bezichtiging

Het is zover, je hebt een interessante ruimte gevonden en kunt die gaan bezichtigen! Een paar kleine tips voor de bezichtiging.

Maak foto's of filmpjes

Vraag of je foto's of filmpjes mag maken van de ruimte. Vergeet daarbij niet de meterkast en andere verborgen (opslag)ruimtes te fotograferen. Deze foto's en video's maak je niet alleen zodat je het thuis nog een keer kan bekijken. Ook maak je ze zodat je met degene die het voor je gaat inrichten of verbouwen (je man, familielid of een aannemer?) kunt bespreken wat er allemaal moet gebeuren en of wat je wil mogelijk is. Als je iemand kent met bouwkundig inzicht en deze persoon heeft tijd, vraag ze dan om met je mee te gaan naar de bezichtiging.

Tip: Ga in de deuropening van elke ruimte staan en maak een filmpje waarbij je de camera langzaam van links naar rechts beweegt. Houd de rand van de vloer of de plinten in beeld. Op die manier blijft goed zichtbaar hoe groot de ruimte is. Foto's maak je van details zoals kranen, ramen, kasten, wandcontactdozen en de meterkast. Vergeet natuurlijk niet naar de voorgevel van het pand te kijken, wat straalt dat uit?

Meet de ruimte op

Het fijnste is natuurlijk als je vantevoren een plattegrond hebt ontvangen met de afmetingen. Dan heb je thuis al kunnen bekijken hoe je de ruimte kunt gaan indelen. Toch is het goed om een meetlint mee te nemen. Het kan namelijk zijn dat er bijvoorbeeld vaste kasten in het pand staan die niet op de plattegrond staan vermeld. Meet in dat geval zeker even op hoe groot deze kasten zijn en hoeveel ruimte er overblijft. Ook zaken als wastafels kun je beter even zelf opmeten, deze staan niet altijd op ware grootte op plattegronden afgebeeld.

Stel vragen over het contract

Je zult even moeten kijken wanneer een geschikt moment is om vragen over het contract te stellen. Misschien begint de verhuurder tijdens de bezichtiging er al over. Of misschien is dat iets voor naderhand. Hoe dan ook, ook voor het contract hebben we een aantal aandachtspunten.

• Wat gebeurt er als de verhuurder het pand verkoopt? Is de verhuurder verplicht je op de hoogte te brengen wanneer hij het pand te koop zet? Is er contractueel vastgelegd dat jij het eerste recht hebt om te kopen? Is contractueel vastgelegd dat jij huurder mag blijven, ook als het pand verkocht wordt?
• Hoe lang is het huurcontract? Wordt het automatisch stilzwijgend verlengd, of zit je straks in spanning te wachten of de verhuurder het wel wil verlengen?
• Let er op dat jullie een opzegtermijn afspreken. Het is fijn, voor zowel jou als de verhuurder, om te weten dat er bij opzegging genoeg tijd is om een nieuwe ruimte te zoeken. (Voor verhuurder: Om een nieuwe huurder te vinden.)
• Wat is de huurprijs? Wat zijn de servicekosten?
• Is er een waarborgsom? Zo ja, wanneer krijg je deze waarborgsom terug? Zijn er foto's opgenomen van hoe de ruimte aan jou was opgeleverd en hoe je deze weer achter moet laten na beëindiging van het contract?
• Ga het bestemmingsplan van deze ruimte na. Je wilt zeker weten dat er een bedrijf in gevestigd mag worden. (Mag er reclame aan de gevel worden gehangen?)
• Zorg ervoor dat het contract op naam van jouw bedrijf wordt gesloten, niet (enkel) op jouw particuliere naam. De huur betreft namelijk een zakelijke overeenkomst
• Wat mag/moet er aan de ruimte verbouwd worden? Voor wiens rekening komt dat? Welk onderhoud zal de verhuurder doen, en welk onderhoud is voor de huurder?

Onderhuur

We zouden even wat extra aandacht besteden aan "onderhuur". Onderhuur wil zeggen dat je een vaste ruimte huurt bij iemand die zelf huurder is. Dus, bijvoorbeeld, een grotere salon huurt een pand en zij verhuren een kleine ruimte aan jou. Jij bent vanaf dat moment de enige gebruiker van die kleine ruimte en je gaat die ruimte inrichten met jouw spullen (en misschien zelfs verbouwen).

Het is goed om te beseffen dat je als onderhuurder mogelijk in een kwetsbare positie terecht kan komen. Als de eigenaar van het pand de huur opzegt (of als de hoofdhuurder dat doet) dan moet jij er ook uit.

Als onderhuurder wil je de volgende zaken daarom zeker weten:

• Dat de eigenaar van het pand akkoord is met onderhuur. Stuur liefst de eigenaar een e-mail stuurt en vraag hem of hij akkoord is. Dan heb je dat zwart-op-wit en weet je zeker dat je niet voor verrassingen komt te staan later.
• Dat de hoofdhuurder met jou dezelfde opzegtermijn heeft afgesproken als met de eigenaar van het pand. En dat de hoofdhuurder, als ze de huur opzeggen, ook onmiddellijk bij jou op moeten zeggen. Op die manier kom je niet in een situatie van de vorm "Oh ja, je moet er morgen uit, had ik dat niet gezegd?"
• De ruimte die wordt onderverhuurd moet zo duidelijk mogelijk omschreven worden. Er mag geen verwarring zijn over welke van de ruimtes de "jouwe" is. Ook de rechten, plichten en verantwoordelijkheden moeten goed omschreven zijn. Dit is met name van belang wanneer er schade of onderhoudsgebreken zouden zijn in de ruimte die jij huurt of als er een conflict optreedt.

De punten in deze blog post zijn natuurlijk niet volledig. Het is daarom verstandig om je voordat je een contract tekent, te laten adviseren met iemand die kennis en ervaring heeft op het gebied van dergelijke overeenkomsten. Vergeet niet: Contracten zijn er niet voor de leuke mensen, contracten zijn er zodat je duidelijkheid hebt als zich een vervelende situatie zou voordoen. Daarom beschrijven contracten vaak heel precies wat ieders rechten en plichten zijn en is opstellen van contracten een vak apart.

We hopen dat we je met deze blog post wat nuttige tips hebben kunnen geven voor het zoeken en bezichtigen van een ruimte voor jouw salon of praktijk.