Reiskosten doorberekenen aan je klant: Hoe zit het met de btw?

Met jodiBooks maak je je boekhouder en jezelf blij. Je krijgt een mooi overzicht van al je inkomsten en uitgaven. Maar natuurlijk kan jodiBooks niet alles voor je doen. Je maakt zelf je bonnen en facturen, stelt zelf je prijslijst in en moet zelf instellen welke btw tarieven je hanteert. We hebben al vaak een helderziendheidsdrankje proberen te bestellen bij diverse webshops, maar telkens weer bleek het toch gewoon thee. Ofwel, sommige dingen moet je zelf doen. Bijvoorbeeld het doorberekenen van reiskosten of voorrijkosten. Dan wil je wel weten hoe het moet.

De vraag die vaker terugkomt

We hebben regelmatig de vraag gekregen of het in jodiBooks mogelijk is om reiskosten of voorrijkosten aan de klant door te berekenen. Ja, natuurlijk. Je kunt in jodiBooks vrije regels op je bonnen en facturen invoeren. Daarin zet je de omschrijving 'reiskosten' of 'voorrijkosten' of een andere tekst die het omschrijft.
De vervolgvraag is dan vaak: Het moet toch zonder btw?

Btw over reiskosten, hoe zit het?

Over hoe je reiskosten moet doorberekenen aan je klant is veel onduidelijkheid. Die onduidelijkheid wordt niet altijd opgehelderd door de boekhouder.

Een voorbeeld: Een ambulant kapster wilde reiskosten aan haar klanten doorberekenen. Ze vroeg ons of ze ook het 0% tarief of anders misschien vrijgesteld kon gebruiken wanneer ze het invoerde in jodiBooks. Dat moest namelijk zonder btw, volgens haar boekhouder.

Nog een voorbeeld: Een schoonheidsspecialiste liet weten dat ze regelmatig voor een andere salon werkt. Ze verhuurt zichzelf dan als ZZP'er aan die salon, een soort personeelsverhuur. Ze vroeg ons hoe ze op zakelijke facturen in jodiBooks de reiskosten zonder btw in kon voeren. Haar boekhouder had haar gezegd dat ze haar reiskosten zonder btw moest doen. Ze wilde weten hoe ze 0% of vrijgesteld op een zakelijke factuur kon gebruiken, zodat ze haar reiskosten zonder btw kon opvoeren.

Dit advies van beide boekhouders klopt niet. Of in elk geval niet zoals de schoonheidsspecialistes het hadden opgevat. De verwarring zit hem in de uitdrukking "zonder btw". Wat bedoelt de boekhouder daarmee? Je kan denken "Oh, dan moet ik dus geen btw rekenen als ik het aan mijn klantje factureer". Maar dat is niet wat er bedoeld wordt. Er zit namelijk op twee momenten btw, als je het over reiskosten hebt.

Twee momenten van btw

Moment 1: Jij betaalt voor jouw vervoer

Als je reiskosten maakt om naar je klant te reizen en hem/haar thuis te behandelen, dan betaal jij ook btw over je kosten. Bijvoorbeeld:

• Als je met de auto reist, dan betaal je btw over je benzine, je verzekering, etc. De btw zie je op de bonnen en facturen.
• Als je met het openbaar vervoer reist, dan betaal je aan de vervoerder (bus, trein, metro) een bedrag inclusief btw. Voor openbaar vervoer geldt het 9% tarief. Dus als je € 10,90 voor je treinkaartje hebt betaald, is daarvan 90 cent btw.

De btw die jij betaald hebt over dat vervoer kun je terugvragen van de belasting. Dus in het voorbeeldje van de trein vraag je die 90 cent terug van de belasting. De daadwerkelijke kosten die je gemaakt hebt zijn € 10,-.

Moment 2: Vervoerskosten doorberekenen

Als jij besluit om je treinkaartje door te berekenen aan je klant, dan bereken je de daadwerkelijke kosten (€ 10,-) door. Dus niet die € 10,90. Dit is wat je boekhouder als het goed is bedoelt met "zonder btw doorberekenen".

Maar... je moet wel weer btw rekenen over je diensten aan je klant! Ja, ook over de reiskosten. Dus die 10 euro, daar gaat weer btw overheen als je het aan je klant doorberekent. Dit geldt voor zowel jouw particuliere als jouw zakelijke klanten. Hoeveel btw dan? Dat hangt af van het tarief over de behandeling die je de klant gegeven hebt. Als je kapper bent, geldt 9% btw over jouw behandelingen. Over je reiskosten dus ook, dus reken je € 10,90 reiskosten door aan je klant (90 cent daarvan is btw). Als je schoonheidsspecialiste bent geldt het 21% tarief en reken je € 12,10 aan reiskosten door aan je klant (waarvan € 2,10 btw). Die btw die kun je later dan weer terugvragen.

Doe je dit verkeerd, dan draag je teveel, te weinig of het verkeerde bedrag aan btw af en kun je een boete krijgen.

Je moet altijd btw rekenen als je reiskosten doorberekent aan je klant

Als jouw boekhouder toch echt bedoelde dat je geen btw aan je klantje hoeft te rekenen over reiskosten, dan heeft hij het helaas mis. In de rest van deze blog post zal ik wat dieper ingaan op het hoe en waarom, zodat je zelf kunt lezen hoe het zit. Ik verwijs naar de website van de Belastingdienst.

Wat zegt de belastingdienst?

De Belastingdienst heeft veel stukjes informatie. Soms moet je de stukjes bij elkaar puzzelen om te weten welke regel voor jou geldt.

Eerlijk gezegd, de Belastingdienst is niet echt behulpzaam als het op verduidelijking van hun eigen regels aankomt. Ik heb een paar keer gebeld naar de BelastingTelefoon en we hebben een keer een brief geschreven naar het belastingkantoor, maar we kregen in geen enkel geval een definitief antwoord. Er wordt telkens benadrukt dat het je eigen verantwoordelijkheid is en blijft en daar moet je het dan mee doen. Erg jammer.

Toch heb ik het kunnen vinden op hun website. Hieronder vind je hoe het (meestal) zit.

Doorberekenen aan je particuliere klant

Als je naar je klanten toe reist om hen bijvoorbeeld te knippen, dan _hoef_ je je reiskosten niet per se los door te berekenen van de belastingdienst. Je kunt er ook voor kiezen om geen reiskosten te rekenen, maar om je prijzen voor het thuisknippen gewoon te verhogen. Dat betekent natuurlijk wel dat je prijzen hoog genoeg moeten zijn om je reiskosten er altijd uit te halen. De klant die dichterbij woont betaalt dan even veel als de klant die verder weg woont. Dat is voor de klant die dichtbij woont niet zo voordelig en voor jou als reizende kapper ook niet als je ineens veel verder moet reizen dan je er financieel uit haalt. Je zult dan misschien strict moeten zijn in de maximale afstand die je voor je klanten reist, zodat je geen verlies gaat draaien door de reiskosten. Daarom kiezen ambulant kappers er vaak voor om de reiskosten door te berekenen aan de klant.

Als je de reiskosten doorberekent, stelt de Belastingdienst dat je btw moet rekenen over je reiskosten. Ze horen namelijk bij het totaalbedrag, en over het totaalbedrag bereken je btw:

Waarover berekent u btw? De vergoeding voor goederen of diensten die u levert, bestaat over het algemeen uit verschillende onderdelen. Bij belaste goederen of diensten berekent u de btw over het totaalbedrag dat u uw afnemer in rekening brengt. Bij het totaalbedrag horen ook verzendkosten, reiskosten, telefoonkosten, verpakkingskosten (behalve statiegeld) en dergelijke.

Duidelijk, er hoort btw over je reiskosten. Dat was deel één. Dan nu de vraag, welk btw tarief hanteer je dan voor je reiskosten? Hier geldt het kopje 'Combinaties van goederen en diensten'. Ik ga de pagina van de Belastingdienst niet helemaal kopiëren, dus ik citeer een klein stukje:

Levert u een combinatie van goederen en/of diensten, dan is die combinatie 1 goed of dienst als: de gemiddelde consument de combinatie ziet als 1 geheel (...)

Naar jouw klant toe rijden, dat ziet jouw klant als onderdeel van je dienst. Ze kunnen bij jou geen afspraak maken waarbij je alleen maar naar ze toe komt rijden en dan stil in een hoekje van hun woonkamer blijft staan, toch? 😉 Voor de klant is het feit dat jij langskomt én hen komt knippen één geheel. (Ik richt me trouwens op de Nederlandse regels in deze blog post. In België lijkt het hetzelfde. Dat zoek ik binnenkort nog wel eens uit.) De Belastingdienst vervolgt hun pagina met een behoorlijke lap tekst die uitlegt welk btw tarief je dan voor dat geheel moet kiezen. Ik kopieer weer even alleen het relevante stukje voor een thuiskapster:

Gevolgen btw-tarief
Als u meerdere goederen en diensten als 1 geheel aanbiedt, kan dit gevolgen hebben voor de btw die u moet betalen over uw vergoeding:
- Biedt u een combinatie van goederen en diensten terecht aan als 1 goed of dienst? Dan berekent u hierbij het btw-tarief dat geldt voor het hoofdbestanddeel van de gecombineerde goederen of diensten.
- (...)

Voor de thuiskapster betekent dit dat voor de reiskosten of voorrijkosten ook 9% btw geldt. Voor een schoonheidsbehandeling of pedicurebehandeling aan huis geldt het 21% tarief voor de behandeling, en dus ook voor de reis-/voorrijkosten. Beauty beroepen komen niet in aanmerking voor het 0% tarief of vrijstelling, dus de reiskosten ook niet. Doorberekende reiskosten hebben dus altijd btw.

De belastingdienst noemt zelf ook een aantal voorbeelden. Een voorbeeld van een thuiskapster staat er helaas niet bij, maar een ander voorbeeld gaat over het bezorgen van goederen en dat lijkt er wel een beetje op: "Verkoopt u goederen en zorgt u ook voor bezorging bij de klant? Dan geldt voor de bezorgkosten hetzelfde tarief als voor de goederen."

Factureren aan je zakelijke klant

Wat nu als jij die schoonheidsspecialiste of kapster bent die zichzelf een dagdeel per week verhuurt aan een andere salon? Bijvoorbeeld: een of twee dagen per week doe jij voor een andere salon allerlei behandelingen en werkzaamheden. Een keer per maand stuur je een factuur. Voor de doorberekende reiskosten geldt hetzelfde als bij een particuliere klant: Je hanteert daarvoor hetzelfde btw tarief als voor de dienst die je levert. Schoonheidsspecialistes, pedicures, etc hoeven niet te twijfelen: Het is dus 21%. Voor kappers wist ik het niet zeker.

Kapsters en factureren aan je zakelijke klant

Voor kappers had ik nog de vraag: Welk btw tarief hanteer je als je jezelf aan een andere salon verhuurt? De 9% btw, het verlaagde tarief, bestaat omdat de kappersdiensten als 'essentiele diensten' worden gezien. Maar geldt dat ook als je je diensten aan een bedrijf (andere salon) levert? Of reken je het 21% tarief, omdat je ook allerlei andere klusjes staat te doen in die salon?

Als het hierover gaat is de Belastingdienst echt een ramp... Ik heb ze gebeld om te vragen hoe het precies zit als een kapster zich verhuurt aan een andere salon. Toen ik de vraag stelde en vroeg of het 21% tarief gold, ook voor kappers die zichzelf aan een salon verhuren, zei de dame aan de lijn eerst volmondig ja. "Je verhuurt jezelf namelijk een aantal uur, personeelsverhuur is het." Toen ik benoemde dat de website van de belastingdienst daar niet erg duidelijk over is, dat er namelijk vermeld staat dat het 9% tarief geldt voor kappersdiensten maar dat hier niet expliciet "voor particulieren" staat, krabbelde ze ineens terug. Ze zette me in de wacht en ging overleggen met een collega. Het eerst zo stellige antwoord veranderde ineens in: "Wanneer jij er zelf zeker van bent dat het 9% is  (Euh, wat? Ik kom het jullie vragen!) kun je wel beslissen dat je 9% hanteert, maar het blijft jouw verantwoordelijkheid en als je het zeker wilt weten moet je een brief aan je belastingkantoor sturen." Toen ik haar vroeg waar dat vanaf zou hangen, wist ze het ook niet. Het zou misschien kunnen. Ofzo. Lekker vaag weer, bah.

Als je een kapster bent en je jezelf een dagdeel per week verhuurt aan een andere salon, dan heb ik ook geen keihard antwoord gekregen van de Belastingdienst. Helaas. Waar ik denk dat het op neerkomt is dit: Als jij elke donderdagmiddag bij die salon staat op dezelfde tijden, je knipt en verzorgt klanten maar je doet ook andere dingen zoals: telefoon aannemen, vloer vegen, koffie zetten. Je doet allerlei werkzaamheden die de salon verder helpen, misschien ga je wel even boodschappen doen voor ze. Dan lever je mankracht. Daar geldt 21% btw voor. Op de facturen aan die salon hoort thuis hoeveel uren je gewerkt hebt en je reiskosten. Wat er niet op hoeft, tenzij je dat met de salon eigenaar hebt afgesproken, is welke klant je geholpen hebt en wat je bij die klant precies gedaan hebt. Daar is hun salonpakket voor. Je werkt uren, of je nou de vloer staat te vegen of mensen staat te knippen. In onze urenstaat template hebben we het "Hulp in salon" genoemd.

Je rekent dan dus voor de doorberekende reiskosten ook 21% btw.

Geef je oorspronkelijke bonnetjes niet aan je zakelijke klant!

Je treinkaartje, bonnen en facturen van kosten die je gemaakt hebt voor je vervoer, geef je niet aan je zakelijke klant. Jij gaat namelijk de btw van deze uitgaven terugvragen aan de Belastingdienst. Als de Belastingdienst je komt controleren, dan moet je aan kunnen tonen dat je die kosten gemaakt hebt.

Een uitzondering is als je met je zakelijke klant hebt afgesproken dat je de kosten "declareert". Declareren wordt eigenlijk alleen gedaan als je in loondienst bent. Dan lever je bonnetje in bij je baas. Declareren betekent dat je het hele bonnetje én het recht om btw terug te vragen overdraagt aan je baas. Dit kun je ook afspreken met je zakelijke klant. De zakelijke klant betaalt jou dus die € 10,90 voor je treinkaartje. Ze krijgen van jou vervolgens het treinkaartje en daarmee vragen zij zelf die 90 cent terug van de Belastingdienst. Jij kunt dan geen btw meer teruvragen voor dit treinkaartje, want je hebt in feite geen kosten meer gemaakt.

Samengevat

Stel je bent met de trein naar je klant gereisd en dat kostte jou € 10,90 inclusief btw. Dit wil je doorberekenen aan je klant.

• De 90 cent btw die jij aan de NS betaald hebt vraag je terug aan de Belastingdienst.
• Je rekent het basisbedrag ("zonder btw") door aan je klant, dus in dit geval € 10 euro, niet € 10,90.
• Over die € 10 euro moet je vervolgens wél btw berekenen aan jouw klant!
•  Is je klant een particulier dan reken je voor je reiskosten/voorrijkosten hetzelfde btw tarief als wat er voor je behandeling geldt: 9% voor kappersdiensten, 21% voor andere behandelingen.
•  Is je klant een zakelijke klant en doe je in hun salon allerlei werkzaamheden (niet alleen behandelen), dan factureer je uren ofwel mankracht. Hierover geldt 21% btw en over je reiskosten/voorrijkosten reken je dus ook 21% btw aan je klant.
• Geef je bonnetjes/treinkaartjes niet aan je klant. Jij moet die zelf bewaren om de btw terug te vragen.

Hopelijk heldert dat de verwarring over reiskosten wat op.