De administratie

Administratie vs boekhouden

Ieder bedrijf heeft een administratie, dus ook kleine bedrijven en zelfstandigen. Administratie klinkt misschien meteen heel officieel, maar zodra je schetsen, probeersels of aantekeningen bewaart, hou je al een administratie bij. Toch is het gevoel of vooroordeel "officieel" niet helemaal onterecht. De overheid (de belastingdienst) wil namelijk dat je als ondernemer een hoop dingen bijhoudt. Bijvoorbeeld je boekhouding en agenda.

Daarmee komen we meteen aan bij het eerste onderscheid: Je boekhouding is maar een deel van je administratie. Dit is overigens wel het makkelijkste deel, want je boekhouding kun je prima uitbesteden. Dat betekent helaas niet dat je vanaf nu niks meer hoeft bij te houden. Je boekhouder heeft namelijk wel input nodig, zoals je facturen, bonnen en banktransacties.

Uiteraard kun je ook zelf je boekhouding doen. Als je een beetje handig en gestructureerd bent kun je dat prima zelf. Er zijn genoeg bedrijven die daarvoor een website hebben. Wij gaan er in dit stukje even vanuit dat je een boekhouder hebt, die of alles voor je doet, of jouw zelfgemaakte boekhouding controleert.

Ja, wat is het nou?

De belastingdienst wil dat je bepaalde dingen administreert en zodanig bewaart, dat je ze snel en duidelijk kunt laten zien. Dat laatste leggen we zometeen uit, maar eerst zullen we alle eisen van de belastingdienst bespreken. Om dat overzichtelijk te houden hebben we voor iedere eis een apart kopje gemaakt. Onder ieder kopje hebben we geschreven wat het praktisch inhoud en waarom je het moet doen. De belastingdienst beseft zelf ook dat het veel werk is en vraagt je niet zomaar om deze gegevens te verzamelen. Ze hebben uiteindelijk allemaal een begrijpelijk doel.

Alle contante uitgaven en ontvangsten (kasadministratie)

• Praktisch: Je moet op iedere bon of factuur een briefje plakken waarop staat dat het contant betaald is.
• Waarom: Contant geld is achteraf niet te controleren. Je kunt het niet tellen als het weer is uitgegeven. Daarom moet je het onmiddelijk goed registeren.

Alle ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen (in- en verkoopadministratie)

• Praktisch: Iedere papieren factuur die je krijgt moet je in een map doen. Digitale facturen (pdf) sla je op in een map op je computer.Let op, ook je verkoopfacturen en bonnen moet je zo bewaren.
• Waarom: Je boekhouder heeft deze facturen nodig om je boekhouding te kunnen doen. De belastingdienst kan met deze facturen je boekhouding controleren.

Contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• Praktisch: Als je iets afspreekt met een klant of leverancier, sla je dit op. Een papieren contract moet weer in een map.
• Waarom: De belastingdienst wil kunnen controleren of jij echt hebt gedaan wat je op je aangifte zegt dat je hebt gedaan.

Agenda's en afsprakenboeken

• Praktisch: Iedere keer als je een afspraak met een klant hebt, of werkt aan een opdracht voor een klant, schrijf je dit in je agenda.
• Waarom: De belastingdienst wil kunnen controleren of je genoeg uren hebt gemaakt. Dat bepaalt of je recht hebt op de zelfstandigenaftrek.

Correspondentie

• Praktisch: Dit kan vanalles zijn. Bijvoorbeeld afspraken die je met de belastingdienst gemaakt hebt. Bewaar e-mails in een map op je computer en brieven in een fysieke map.
• Waarom: Om te kunnen controleren of je echt hebt gedaan wat je op je aangifte zegt dat je hebt gedaan.

Gegevensbestanden en de bijbehorende software

• Praktisch: Je boekhouder gebruikt zeer waarschijnlijk software om je boekhouding te doen. Deze moet hij bewaren.
• Waarom: De belastingdienst wil 7 jaar terug kunnen kijken. Daarvoor moeten de bestanden dus wel na 7 jaar nog te openen zijn.

Tussentijds gemaakte controleberekeningen

• Praktisch: Je boekhouder kan tussentijds (vaker dan verplicht) berekenen hoe je er financieel voorstaat.
• Waarom: De belastingdienst kan zo makkelijker controleren of je aan het eind van het jaar niets vergeten bent. Alles wat in de tussentijdse berekening staat, moet ook in de uiteindelijke berekening te zien zijn.

Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek

• Praktisch: Dit is het boekhouden dat je uitbesteed aan je boekhouder.
• Waarom: Zo kan de belastingdienst zien hoeveel belasting je moet betalen.

Bankafschriften

• Praktisch: Bewaar ze in een map. Digitale kun je opslaan vanuit internetbankieren.
• Waarom: Je boekhouder heeft deze facturen nodig om je boekhouding te kunnen doen. De belastingdienst kan met deze afschriften je boekhouding controleren.

Privégebruik van goederen en diensten

• Praktisch: Dit is niet voor iedereen. Maar als je bijvoorbeeld je auto ook voor je werk gebruikt, moet je een kilometerregistratie bijhouden.
• Waarom: Je boekhouder kan dit gebruiken om je belastingaangifte te doen.De belastingdienst controleert of je kosten en btw juist hebt verwerkt in je boekhouding.

Basisgegevens

Als je zoekt op wat je nu moet bijhouden, kun je ook de term "basisgegevens"* tegenkomen. Dit is een ander woord voor je boekhouding. Zolang je netjes bijhoudt wat je koopt en verkoopt (dus facturen en bonnetjes bewaart) hoef je je hier niet druk om te maken. Dit kun je overlaten aan je boekhouder.

Volgens de belastingdienst zijn basisgegevens: een grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie (indien van toepassing).

Snel laten zien? Maar mijn boekhouder doet dat toch?

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie. Ook als je boekhouding door een boekhouder wordt gedaan. Praktisch gezien betekent dit, dat je de gegevens die je van je boekhouder krijgt dus ergens moet bewaren. Je moet ze altijd kunnen laten zien als de belastingdienst erom vraagt. Als ze dan meer details nodig hebben, kun je die bij je boekhouder opvragen. Als je een goede boekhouder hebt, zal hij het verder met de belastingdienst afhandelen.

Hoe bewaar ik mijn administratie?

Goed bewaren doe je door voor ieder jaar een overzichtelijk map te maken. Eerst maak je een fysieke map, die je onderverdeelt met tabbladen. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Inkoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Bankafschriften
• Kasboek
• Contracten en overeenkomsten
• Brieven en post
• Agenda
• Je boekhouding (dus alles wat je van je boekhouder krijgt)

Daarna doe je hetzelfde, maar dan op je computer. Je maakt bijvoorbeeld een map "2018" aan. In die map maak je weer mappen die je dezelfde namen als de tabbladen geeft.

In principe moet je alles bewaren zoals je het gekregen hebt. Papieren dingen in je fysieke map, e-mails en bestanden op je computer. Ook moet je ervoor zorgen dat je van alles een kopie hebt. Want een verzopen map of gecrashte harde schijf worden niet als "smoes" en ook niet als reden geaccepteerd.

jodiBooks

Bij jodiBooks snappen we dat dit allemaal best wel lastig is. Je moet sorteren, dingen niet kwijtraken, kopieën maken en op meerdere plekken opslaan. Daarom hebben wij een website gemaakt om je daarbij te helpen. We zijn nog lang niet klaar, maar hier kun je lezen over wat we al voor jou kunnen doen.

* Basisgegevens zijn: een grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie (indien van toepassing).