Wat moet er op je facturen deel 2

Een goede anderhalve maand geleden hebben we een blogpost online gezet met wat er op je facturen moet staan. Tijdens het bouwen van jodiBooks kwamen we er achter dat het factuurnummer een van de belangrijkste onderdelen is. Ook creditnota's zijn een belangrijk begrip.

Factuurnummering

Laten we beginnen met het makkelijke stuk. Je mag zelf bepalen hoe het nummer wordt opgebouwd, en dus hoe het eruit ziet. Bijvoorbeeld:

• Jaar-maand-nummer: 201803001
• Jaar-nummer: 20180001
• Letters en nummers: WEB0001 of WINKELA0001
• Een combinatie: WEB-A-20180001

Het enige waar je goed over moet nadenken is dat je voldoende ruimte hebt (genoeg cijfers). Ook mag je deze nummering niet zomaar aanpassen. Hier kan je boekhouder je wel mee helpen.

Maar het zou te makkelijk zijn als je zelf de volgorde van de nummering zou mogen bepalen. De belastingdienst eist dat je voor al je verkoopfacturen oplopende nummers gebruikt. Dus je begint bij 1, 2, 3, etc.  Dit is ook wel logisch, want anders is een factuur niet meer terug te herleiden. Een oplopende nummering maakt het voor jezelf (en je boekhouder) ook makkelijker. Je kunt sneller zien in welke periode een factuur is gemaakt.

Creditnota's

Het wordt pas ingewikkeld als een klant besluit je factuur (bv. nummer 20180001) niet te betalen. Dit kan zijn omdat je nieuwe afspraken maakt of omdat hij weigert te betalen. Zodra je een factuur officieel aan je klant verzonden hebt (e-mail, post of afgegeven), mag je deze factuur niet meer weggooien. Om hem "ongedaan" te maken, moet je een creditnota naar je klant sturen.

Een creditnota is kort door de bocht een omgekeerde factuur, waarin je het bedrag van de "vervallen" factuur terugstort (crediteert). Deze nota heeft een nummer hoger dan je origineel factuurnummer (bv. nummer 20180002). Bij nieuwe afspraken stuur je nu een nieuwe factuur met bv. nummer 20180003.

Het sturen van een creditnota is heel belangrijk, omdat daarmee je ontvangen btw juist berekend wordt. Schrijf en stuur je geen nota, dan gaat de belastingdienst ervan uit dat je btw verschuldigd bent, terwijl je die niet ontvangen hebt van jouw klant.

Facturen en creditnota's in jodiBooks

Facturen en dus ook creditnota's zijn alleen nodig als je aan bedrijven levert. Lever je alleen aan particulieren, dan hoef je je er niet zo druk om te maken. Hoe dan ook, zorgt jodiBooks ervoor dat het allemaal voor jou geregeld wordt. Jij hoeft er dus niet van wakker te liggen.