JjodiBooks Blog Verhalen vanuit jodiBooksHQPersonal webpage made easy

De oprichting, deel 2: het papierwerk

2018 January 154 min read
Joep van de Laarschot
Joep van de Laarschot

Dit is het vervolg op deel 1: de keuze

Gegevens aanleveren

Na aanmelding op de website van Firm24 krijg je een eigen dashboard waarin je alle benodigde gegevens moet gaan invullen. Zelf vond ik dit niet altijd even duidelijk. Er zijn meerdere vakjes en genummerde lijstjes. Maar als je het juiste knopje gevonden hebt, krijg je een duidelijk stappenplan. Wel is de informatie en uitleg bij iedere stap erg summier. Wij wilden bijvoorbeeld weten hoeveel geld we in onze aandelen moesten storten en of dit geld dan "vast zit" of dat je het gewoon mag gebruiken (het tweede is overigens het geval). Ook gebruiken ze de juridische termen, wat uiteraard correct is, maar dit maakt het taai en moeilijk om te begrijpen wat je nu precies moet doen.

Ook is ons tot nu toe niet duidelijk welke juridische documenten nu verplicht zijn en welke "nice-to-have". Ze kosten namelijk een hoop geld. En als het standaard documenten zijn, zijn ze vast ergens te krijgen. Bellen leverde helaas niet meer duidelijkheid op. Ook op de websites van hun concurrenten komen we hier niet uit. De sites zijn een stap in de goede richting, maar nog steeds niet transparant genoeg. Ik begrijp wel dat ze zo veel mogelijk documenten willen verkopen, maar ik wil wel zeker weten of ze nodig zijn en waarvoor precies.

Uiteindelijk hebben wij besloten om voorlopig alleen de bv op te richten en later uit te zoeken welke documenten we precies nodig hebben. Verrassend, maar de kosten waren geen €300, maar 345 euro (exclusief btw). Goed, na beter lezen stond dit er ook. Een tweede bestuurder kost €45 extra. Na betaling (2 januari) kan meteen een conceptakte gedownload worden en kun je een afspraak maken met een notaris bij jou in de buurt. In ons geval Pigmans, Ras, Janssen Notarissen in Eindhoven.

Persoonlijk gesprek bij notaris

Diezelfde week nog (donderdag 4 januari) konden we terecht bij de notaris in Eindhoven (Pigmans, Ras, Janssen), die de oprichting daadwerkelijk uitvoerde. De notaris moet namelijk zien dat je vrijwillig de bv opricht. Daarvoor teken je ter plekke een PDC (Personal Data Card) en een volmacht. Met deze documenten kan de notaris de oprichtingsakte opstellen en de bv inschrijven in het handelsregister van de KvK.

In het persoonlijk gesprek vertelde de notaris ons meer over de werkwijze van Firm24. Hij zag het als een "no-service" product, dus zonder de echt persoonlijke aandacht en maatwerk. Als hij zelf een bv oprichtte, zou hij meer maatwerk leveren. Dat verklaart ook meteen waarom notarissen alles via offertes doen. Dat is ergens jammer, wij houden van transparantie vooraf. Toch was het een zeer prettig gesprek waarin we ook enkele randzaken besproken hebben. Zoals wanneer een samenlevingscontract en testament nodig zijn. En tips over waar hij veel bv's op ziet stranden (niet genoeg cash flow).

Goedkeuren akte van oprichting

De maandag na het gesprek stond de akte van oprichting in het dashboard van Firm24. We hebben de akte goed doorgelezen en enkele vragen gesteld aan de notaris. Doe dit vooral, want ook al is het een ontzettend droog stukje tekst, je wordt er zeker wijzer van. Zo weten wij nu dat "om niet" juridische taal is voor "gratis".

Anyway, na goedkeuring in je dashboard, kan de notaris de bv aanmelden bij de KvK. Daarbij "plaatst" hij het gekozen aandelenkapitaal. In ons geval weet de KvK nu dus dat jodiBooks B.V. bij oprichting 120 aandelen heeft met een waarde van €1,- per stuk.

Post

Op vrijdag kregen we per post de akte van oprichting en het aandeelhoudersregister. Dit register moet je zelf nog tekenen zodra je de aandelen hebt volgestort. Meer hierover in de volgende post. Ook kregen we de inschrijving van de KvK. Hierin vonden we het KvK-nummer en een factuur van €50 voor de inschrijfkosten. Snel even opzoeken of je deze moet voorschieten of dat Firm24 hem betaalt. Verrassing nummer 2: deze kosten worden in kleine lettertjes genoemd. Jammer, toch weer een minpuntje voor de online notarissen (allemaal adverteren ze all-in kosten, maar zonder deze kosten).

Lees verder in deel 3: nog meer papierwerk