Jaarverslag 2018

2019 March 415 min read
Joep van de Laarschot

Hoe zag 2018 eruit voor jodiBooks en wat hebben we geleerd, een jaarverslag.

Inleiding

Wij houden niet van geheimzinnigheid en van bewust dingen niet vertellen. Onze strategie is niet doen alsof we een groot bedrijf zijn, alsof we veel klanten hebben, alsof we super veel winst maken, alsof we geen fouten maken.

Wij willen zo eerlijk en transparant mogelijk zijn. Door eerlijk te zijn, zijn we ook heel persoonlijk. Ons doel is dat we echt een persoonlijke band opbouwen met onze klanten. Door transparant te zijn, zien onze klanten dat we ook 'gewoon’ mensen zijn, die fouten maken en dingen moeten leren, net als zij.

Daarom delen we in deze post alles wat we dit jaar hebben gedaan en geleerd. Van functionaliteit die we jodiBooks hebben toegevoegd tot hoeveel verlies we hebben gemaakt. Van ons gekibbel en onze zoektocht hoe we moeten werken tot hoe we proberen om nieuwe klanten te werven.

jodiBooks jaarverslag 2018


Oprichting

Dit jaar was natuurlijk een bijzonder jaar omdat we officieel een bedrijf hebben opgericht: jodiBooks B.V.. Met deze "entiteit" verkopen we onze producten en kopen we alles wat we nodig hebben, bijvoorbeeld hosting voor de website.

Waarom hebben we gekozen voor een bv?

We hadden uit meerdere bedrijfsvormen kunnen kiezen: eenmanszaak, VOF of bv. De VOF viel eigenlijk al meteen af, omdat we daarbij allebei een eigen eenmanszaak moesten oprichten en die weer zouden moeten samenbrengen onder de VOF. Allemaal wat omslachtig, zeker omdat ik nog een baan heb en je eigenlijk de opbrengsten naar rato van inzet zou moeten/willen verdelen.

De eenmanszaak was misschien het makkelijkst en voordeligst geweest. Maar we wilden vanaf het begin het bedrijf strikt scheiden van onze privé financiën. Om dat met een eenmanszaak te doen, moest er weer een samenlevingscontract worden afgesloten, of had Diana mij in dienst moeten nemen? Nouja, zeker weten doen we het niet, maar met een bv was het vanaf het begin duidelijk gescheiden.

Groot nadeel is wel dat je niet zomaar privé geld kunt gebruiken voor je bedrijf. Dat moet je "officieel" regelen. Het heeft ons veel moeite gekost om dat uit te vogelen en helemaal zijn we er nog niet uit. Maar we denken dat we het nu netjes en juist geregeld hebben.

Startkapitaal

Je kunt op 4 manieren geld in je bv stoppen, zoals dat heet. Oftewel, hoe krijg je geld op je bedrijfsrekening, waarmee je je eerste uitgaven kunt doen: Je startkapitaal.

  1. Storten in aandelen
  2. Storten als Agio
  3. Geld lenen (bv leent van de eigenaar)
  4. Via een rekening-courant

Storten in aandelen: als je een bv opricht, "koop" je als eigenaar aandelen. Wij hebben 120 aandelen laten "maken", 60 voor Diana en 60 voor mij, en ieder aandeel voor €1 gekocht. Daarmee hadden we een startkapitaal van €120 en we hebben allebei een 50% aandeel in het bedrijf.

Storten in Agio: hebben wij niet gedaan. Dit is allemaal heel ingewikkeld als je het geld weer wilt "terughalen".

Geld lenen: hebben wij ook niet gedaan. We hebben heel lang getwijfeld of we ons eigen geld moesten lenen aan jodiBooks. Maar het was uiteindelijk te veel gedoe om een "zakelijke" rente te bepalen en dit vast te leggen in een contract.

Via een rekening-courant: aangezien we niet veel privégeld "uitlenen" aan de bv, mogen we dat doen met een zogenaamde rekening-courant. Dat betekent dat we dingen letterlijk met ons eigen geld betalen en de bv daarmee een schuld opbouwt bij de eigenaren. Dit mag tot €16.500 en wij zitten daar met €2.734 ruim onder. Het doel is uiteraard om deze schuld zo snel mogelijk af te lossen.


Samenwerken

Baan + eigen bedrijf

Hoewel Diana en ik allebei 50% eigenaar zijn van jodiBooks, hebben we aangegeven dat Diana vanaf het begin full-time aan jodiBooks werkt en ik part-time. Dit heeft een hele praktische reden: ik heb nog een baan. Met het loon van die baan betalen we de rekeningen.

Dit betekent wel dat Diana door de week in haar eentje een hoop werk verzet en mij daar niet al te veel mee wil lastig vallen. Ze heeft vaak veel vragen over hoe we dingen willen oplossen, maar als ik moe thuiskom, kan ik daar niet altijd serieus op reageren. Mijn hoofd zit dan nog vol van de dag "gewoon" werk.

Nog een keer onderweg naar mijn werk

Afstemming, kibbelen

Dat leidde vaak tot verrassingen als we een nieuwe versie van jodiBooks release-ten. Ze had dan iets gemaakt wat ik helemaal niet logisch of handig vond. Ik voelde me op dat moment voor het blok gezet, want het alternatief was alles terugdraaien en dat wilde ik ook niet.

Dit leidde vaak tot gekibbel en chagrijnigheid over en weer. Absoluut geen situatie waar we in wilden en eigenlijk hoefden te zitten. We begrepen namelijk van elkaar heel goed dat we ons uiterste best deden, we hadden ook toen dezelfde visie en snapten ook heel goed dat het puur misging in de communicatie.

Demo-uur en planningsvergadering

Daarom houden we sinds september, eigenlijk veel te laat, een wekelijks demo-uur waarin Diana laat zien wat ze gemaakt heeft, waar ze vragen over heeft en waar ze graag mijn mening over wilt horen. In datzelfde uur laat ik haar zien wat voor blogs, teksten, advertenties en marketing ik heb gemaakt. Zo kunnen op tijd bespreken als we het ergens niet mee eens zijn.

Aansluitend bespreken we de planning. We bespreken de technische zaken, zoals: wat gaat Diana komende week programmeren, wat gaan we de volgende keer updaten, moeten we prioriteiten aanpassen, zijn er bugs gevonden, wat doen we met klantverzoeken.

Ook bespreken we wat we voor marketing gaan doen. Gaan we betaalde advertenties doen? Moet er informatie bij op de website? Wat willen we nog vertellen en hoe kunnen we mensen (beter) helpen?

Planningstools

Een ander punt dat vaak frustraties opriep was dat we veel dingen bespraken. Ideeën komen vaak op momenten dat je niet met je bedrijf bezig bent. Of als je net iets anders aan het doen bent. Ik loop vaak naar Diana met weer een briljant idee dat ik moet delen, althans dat vind ik op dat moment. Diana is op zo’n moment meestal met iets anders bezig en luistert naar wat ik te vertellen heb en schreef het soms wel, soms niet op een van haar vele kladblaadjes met todo-lijstjes en programmeerideetjes.

Die lijstjes raakten uiteraard kwijt, dingen werden niet overgenomen op het nieuwe lijstje of we wisten niet meer wat we bedoelden. Bij de volgende release bleek dan dat Diana iets niet had geprogrammeerd, waar we het samen wel over eens waren eerder.

Om dat te voorkomen zijn we op zoek gegaan naar een planningstool. Na een paar maanden Agantty geprobeerd te hebben, zijn we sinds december overgestapt op Bitrix24. Beide zijn verre van perfect, maar hé, wel gratis. Zelf vinden we Bitrix net iets fijner werken, omdat het mogelijk is om taken tussen verschillende projecten te verplaatsen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een aparte backlog bijhouden.

Ieder idee dat ik nu heb zet ik daarin en bespreken we samen in ons planningsoverleg. Zo zijn we er allebei met onze volledige aandacht bij en kunnen we meteen de prioriteit vaststellen: nemen we het in de eerstvolgende release mee of kan het ook later.

We leren steeds beter plannen


De website jodiBooks

Plannen gewijzigd

Als bedrijf in opstartfase oftewel buzzword-alert startup, zijn we in 2018 veel bezig geweest met zoeken. Wat is nou precies ons doel? En hoe kunnen we dat het beste bereiken? Wie zijn onze klanten, wie is onze doelgroep? En waarmee kunnen we hen het beste helpen?

Aanvankelijk waren we bezig om van jodiBooks een supersimpel boekhoudpakket te maken. Daar zijn we op teruggekomen, omdat boekhouden (nog) niet simpel te maken is. Daar moeten wij nog veel meer over leren, voordat we dat serieus kunnen aanpakken.

Daarom hebben we eind 2017/begin 2018 besloten om ons met jodiBooks XS, S en M te focussen op het bijhouden van inkomsten en uitgaven, en het maken van facturen. Onze doelgroep was op dat moment: zzp’ers. Ja echt, zo ruim en vaag was het, en wij dachten oprecht dat we best specifiek waren.

In september hebben we na een goed gesprek met Koen, een oud klasgenoot van Joep, hier eens goed over nagedacht. Want hoe kunnen we iets maken voor mensen als we niet weten wie die mensen zijn.

We hebben toen de moeilijke beslissing genomen om onze plannen om te gooien. We hebben jodiBooks XS, S en M geschrapt en zijn ons puur gaan focussen op jodiBooks Beauty. Dat was echt een lastig moment, want we waren al druk bezig met reclame maken, filmpjes maken en we waren al met enkele mensen in gesprek over jodiBooks S. Die mensen moesten we teleurstellen.

De strategie werd omgegooid

Doelgroep, missie en doel

In september hebben we goed nagedacht over wie dan onze doelgroep is en wat we willen doen voor ze. Zoals omschreven op onze website:

Doelgroep: jodiBooks Beauty is speciaal gemaakt voor zelfstandigen in de beauty branche, die:

  • schoonheidsbehandelingen of massages doen
  • kapper, haarstylist of barber zijn
  • nagels, handen en voeten verzorgen
  • make-up, brow of tattoo artist zijn
  • of op een andere manier mensen helpen zich mooi en bijzonder te voelen.

Missie: Onze missie met jodiBooks is: het bijhouden van je administratie zo simpel mogelijk maken. Het moet voor een zelfstandige zo min mogelijk afleiden van zijn of haar passie. Daarom maken wij een website, die zelfstandigen zoveel mogelijk tijd en frustratie bespaart, zodat zij kunnen doen waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden.

Doel: De administratie voor onze doelgroep (bijna) net zo leuk maken als hun werk.

jodibooks beauty is een salonpakket

Belangrijke milestones

  • 2018, mei: 1e versie jodiBooks XS online
  • 2018, juni: jodiBooks was traaaaaag; veel snelheidsverbeteringen doorgevoerd.
  • 2018, juli: eerste klantverzoek toegevoegd: labels
  • 2018, augustus: ondersteuning voor meerdere btw-tarieven
  • 2018, september: screencasts gemaakt
  • 2018, oktober: jodiBooks XS hernoemd naar jodiBooks Beauty + social logins (Facebook en Google)
  • 2018, november: betalen met automatisch incasso
  • 2018, december: btw laag tarief van 6% naar 9% + dashboard redesign

Klanten

In 2018 hebben we twee heel loyale, geduldige klanten mogen helpen. Ze zijn overigens nog steeds klant :) Ze hebben een hoop bugs moeten doorstaan en wij zijn dan ook heel dankbaar voor het melden en de bereidheid om het altijd weer samen op te lossen.

Dankbare klanten


Marketing

Hoe vind je klanten? En hoe wek je genoeg interesse bij ze op om jodiBooks te proberen? Lastige vragen voor een stel dat nog nooit iets met marketing gedaan heeft. Het gaat dus zeker niet soepel en hoewel het al veel beter gaat dan een jaar geleden, hebben we nog een hoop te leren.

Social media

Facebook & Instagram Het ligt misschien voor de hand, maar we zijn het actiefst op Facebook en Instagram. De reden is heel simpel: daar zijn de meeste mensen en dus klanten. De grootste uitdaging hier zit in het regelmatig en voldoende posten, terwijl je tegelijk probeert zo relevant en origineel te blijven. Dat is best lastig, maar we worden er steeds beter in.

Van ons tweeën ben ik het meest bezig met social media. Dat doe ik dus naast mijn baan, 's ochtends en 's avonds. Gelukkig hebben we met Buffer een handige tool, zodat ik in het weekend al een hoop kan voorbereiden.

LinkedIn & Twitter We hebben ook een LinkedIn en Twitter account. Ik moet eerlijk zeggen dat ik geen fan ben van Twitter en het dus vrijwel nooit gebruik. LinkedIn gebruiken we wel, maar minder vaak.

Aangezien mijn tijd beperkt is, hebben we besloten om de focus op Facebook en Instagram te leggen, Twitter voorlopig te schrappen en LinkedIn alleen bij te houden met technische of bedrijfsgerelateerde updates. We zoeken daar dus niet actief naar klanten.

Google+ Tegelijkertijd hadden we ook besloten om niet te beginnen met Google+. Die beslissing werd bevestigd door Google, door nog geen maand later aan te kondigen dat ze gingen stoppen met Google+.

Blog

Op onze website hebben we een (Wordpress) blog staan, waarop we stukken schreven over administratie, boekhouding en website-updates. In April vond ik de site Medium, waarop je ook dit soort stukjes kunt plaatsen. Dat leek ons veel makkelijker dan zelf een blogwebsite te onderhouden.

aar zijn we aan het einde van het jaar, met de website en dashboard update een beetje op teruggekomen. Ja, het is extra werk om een eigen blogwebsite te onderhouden. Maar het geeft ons toch meer flexibiliteit en trekt mensen direct naar jodiBooks.com.

Medium Dat wil niet zeggen dat we nu afstappen van Medium. Dit platform biedt zeker meerwaarde, al is het maar omdat onze artikelen kunnen worden aanbevolen aan nieuwe mensen. We hebben er nu voor gekozen om dingen als handleidingen en websitenieuws (bv. releasenotes) op ons eigen blog te plaatsen. Op het jodiBlog op Medium plaatsen we wat we allemaal meemaken met jodiBooks.

Branding

Visitekaartjes In mei hebben we visitekaartjes laten drukken (met het oude logo). 500 stuks. Die zijn nog lang niet op. Het idee was om ze op verschillende plekken neer te leggen, maar dat is er nooit van gekomen.

Nieuw logo Een van de redenen dat we er nog zoveel over hebben is de switch naar jodiBooks Beauty en het nieuwe logo. Het oude logo was een beetje grijs en suf. Dat mag ik zeggen, want ik had hem zelf gemaakt. In september hebben we een nieuw logo ontworpen waarmee we heel blij zijn. Deze blijft wel even plakken.

In 2018 hebben we ook ons logo vernieuwd
Het oude logo links, het nieuwe rechts.

Flyers Het nieuwe logo is terecht gekomen op flyers die we in oktober gemaakt hebben. Deze flyers gaan een stuk harder, want we zijn er echt trots op.

In de kerstvakantie hebben we bij alle zelfstandige kappers, schoonheidsspecialistes, pedicures, nailartists, etc. in Eindhoven (degene die we konden vinden) een persoonlijk kaartje in de bus gedaan met deze flyer. Joeps zus Arabella heeft ons nog goed geholpen met het zoeken van adressen.

Het resultaat: 5 aanmeldingen, waarvan 1 iemand jodiBooks serieus geprobeerd heeft. Voor haar werkte het uiteindelijk niet prettig omdat ze alles tegelijk in het weekend invoerde. Hier is jodiBooks niet voor gemaakt.

Kaartjes rondbrengen aan het eind van 2018


Financien

Als we zeggen dat we transparant zijn, dan bedoelen we ook echt transparant. Ook de cijfers gaan we niet verbergen.

Dit jaar hebben we twee producten verkocht:

  1. jodiBooks XS (mei tot oktober)
  2. jodiBooks Beauty (vanaf oktober)

Daarmee hebben we €25 omzet gemaakt. Woohoo, er komt geld binnen :) Tegelijkertijd hebben we natuurlijk ook kosten, waaronder de oprichtingskosten. Daardoor hebben we uiteindelijk €2174,35 verlies geleden. Wil je meer details, download dan de Jaarrekening.

Met dit verlies zijn we dan weer geen vennootschapsbelasting verschuldigd, het heeft ook voordelen…


Plannen 2019

Daar laten we het natuurlijk niet bij zitten. Onze ambities reiken veel verder dan een paar jaar uitproberen en alleen maar verlies draaien. We moeten dus winst gaan maken en dat kan alleen maar door meer klanten te krijgen. Het volgende is gekopieerd uit ons plan voor 2019:

Aantal gebruikers vergroten → Aantal betalende klanten vergroten → Verhogen omzet → Aflossen schuld rekening courant

Alles wat we daarna overhouden is winst die we weer kunnen gebruiken om jodiBooks nog beter en leuker te maken.

Hoe gaan we meer klanten krijgen

Allereerst gaan we jodiBooks beter maken en uitbreiden. We hebben al met meerdere "kandidaat"klanten gesproken, die nog bepaalde functionaliteit wilden hebben, voordat ze overwegen om over te stappen.

Daarnaast moeten we onszelf een paar vragen stellen:

  • Hebben we er alles aan gedaan om meer klanten te krijgen? Nee.
  • Hebben we alles goed gedaan dit jaar? Nee, zeker niet.
  • Hebben we ervan geleerd? Ja!

Dus wat gaan we eraan doen in 2019?

Technisch

Dit staat voor 2019 op de planning:

  1. Een Android en IOS app, zodat gebruikers geen website meer hoeven te openen op hun telefoon. Dit moet de gebruikservaring verbeteren en jodiBooks nog leuker maken.
  2. Een agenda om uren in bij te houden of afspraken in te plannen. Als een gebruiker er uren in behoudt, kunnen ze die meteen factureren. Afspraken kunnen aanvankelijk alleen handmatig worden ingevoerd, maar met de boekingsmodule kunnen klanten direct een behandeling boeken bij de jodiBooks gebruiker.
  3. Een boekingsmodule zodat klanten direct een behandeling kunnen boeken bij de jodiBooks gebruiker. De boekingsmodule kunnen gebruikers op hun eigen website plaatsen.

Marketing

  • Meer marketing(budget), zodat we meer naamsbekendheid krijgen.
  • Demo dagen, zodat we kunnen laten zien hoe leuk jodiBooks is
  • Meer mensen bereiken via social media, door ze persoonlijk(er) aan te spreken.
  • Inzetten op goede content op onze website:
    • Hulp bij het gebruiken van jodiBooks
    • Hulp bij het doen van de administratie (wat moet ik wel doen en wat niet)
    • Hulp bij boekhouden (wat betekent het allemaal)