Oefenen met jodiBooks Beauty

2020 January 277 min read
Joep van de Laarschot

Afgelopen week kregen we een, op het eerste gezicht simpele, vraag van een klant: "Heb je voor jodiBooks een KvK-nummer nodig?". Ze werkt namelijk met een stagiair die thuis al wat oefent, maar zich nog niet heeft ingeschreven. Zou ze dan toch al kunnen oefenen met jodiBooks Beauty?

Vraag: "Heb je voor jodibooks een kvk nummer nodig?" via facebook messenger

De eerste reflex is "natuurlijk kan ze dat", maar we hebben niet voor niks onze algemene voorwaarden geschreven voor ondernemers. En we vragen niet voor niks je KvK-nummer. Daarmee kunnen we namelijk controleren of je inderdaad een ondernemer bent.

Maar hoe zit het nu precies? Waarom hebben we de voorwaarden voor ondernemers geschreven? En wat als je als niet-ondernemer (consument) toch jodiBooks Beauty wilt uitproberen?

Disclaimer: wij zijn geen juristen of belastingexperts. Wil je heel zeker weten hoe het zit met alle rechten en plichten, of heb je een moeilijk of heel specifiek geval, dan raden we je aan om naar een jurist en/of belastingexpert te gaan. Gelukkig zijn de meeste gevallen relatief simpel en kom je er met alleen hulp van de KvK wel uit.

Consument of ondernemer

Om dat uit te leggen moeten we beginnen met het verschil tussen een consument en een ondernemer. Daarvoor gebruiken we de definitie van de belastingdienst voor een ondernemer:

Als uw activiteiten zich afspelen in het economisch verkeer en als u winst kunt verwachten, is er sprake van een bron van inkomen en bent u mogelijk ondernemer voor de inkomstenbelasting. Als uw activiteiten zich afspelen binnen de hobby- of familiesfeer, bent u geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.

Bron belastingdienst.nl

Deze definitie zegt el een hoop, maar is wel heel algemeen. Dus hoe is dit van toepassing op onze vraag? Stel je zit nog op school, je bent nog druk met je opleiding en hebt dus nog geen tijd om een eigen bedrijf op te richten. Toch wil je alvast oefenen en ervaring opdoen.

Dat kun je doen door te oefenen op je familie en vrienden (je salonnetje thuis). Zolang je daarmee geen winst maakt, maar alleen geld vraagt om je onkosten te betalen, "speelt het zich af in de hobby- of familiesfeer". De belastingdienst ziet je dan als consument en je hoeft je niet te registreren bij de KvK.

Wil je niet thuis oefenen, dan kun je ook stage gaan lopen. Waarschijnlijk is een stage ook onderdeel van je opleiding. Als stagiair maak je gebruik van de faciliteiten van de salon waar je werkt. Je hoeft dan zelf geen jodiBooks account aan te maken. Je zou het wel kunnen gebruiken om thuis nog een keer te oefenen met de administratie.

Wat betekent dat voor ons

Nou zou je kunnen denken: "wat maakt het voor jullie uit of een klant een consument of een ondernemer is?". Als ze maar betalen toch?

Het is helaas iets lastiger dan dat. Het zou ook eens gewoon simpel zijn...zucht. Voor consumenten gelden namelijk andere regels dan voor ondernemers. Consumenten worden door de wet beter beschermd dan ondernemers. Ze hebben meer rechten en minder plichten. Dat betekent voor ons het omgekeerde: wij hebben minder rechten en meer plichten naar consumenten.

In Nederland is er een zwarte lijst met 12 dingen die wel mogen bij ondernemers, maar niet bij consumenten. Daarnaast is er nog een grijze lijst met dingen die soms wel en soms niet ok zijn, afhankelijk van de omstandigheden.

De zwarte en grijze lijst

Een voorbeeld: In onze algemene voorwaarden hebben we een 'lid' opgenomen waarin we omschrijven dat jij verantwoordelijk bent voor alles wat je in jodiBooks Beauty invult. Als jij daarin een fout maakt, maar van mening bent dat wij (de software) die fout gemaakt hebben, dan moet jij bewijzen dat wij fout zitten. Dat mag niet bij consumenten. Daar moeten wij bewijzen dat wij die fout niet gemaakt hebben.

Een ander belangrijk verschil (zwarte lijst) is dat wij consumenten niet mogen verplichten om ons te vrijwaren van claims van derden. Dit is een belangrijke voor ons. Om dat uit te leggen moeten we kijken hoe deze dingen uitwerken in de praktijk.

In de praktijk

Normaal gesproken zijn algemene voorwaarden niet nodig. Je sluit ze af om duidelijk af te spreken wat er gebeurt als er iets gruwelijk foutgaat. Hoe ga je bijvoorbeeld met elkaar om als een klant niet betaalt of wij niet de afgesproken dienst leveren.

Stel jij hebt je eigen salon en gebruikt jodiBooks (of een ander salonpakket) om je financiën bij te houden. Jij hebt je ingeschreven bij de KvK en bent dus ondernemer. Je vergeet iets in te vullen en krijgt daardoor een boete van de belastingdienst. Jij bent het daar niet mee eens en vindt dat wij die fout hebben gemaakt. Als ondernemer zul jij moeten aantonen dat wij die fout hebben gemaakt.

Ben je nou consument en gebruik je jodiBooks, dan zullen wij moeten aantonen dat wij geen fout hebben gemaakt. Kunnen we dat niet, dan kun jij die boete op ons verhalen. Op zich nog niet zo'n groot probleem, want in de praktijk proberen wij altijd samen te zoeken naar dit soort fouten en onduidelijkheden. Wij verstoppen ons niet achter de voorwaarden. Zoals al gezegd zijn die er alleen voor noodgevallen.

Waar het voor ons een grijs gebied wordt, is wat er gebeurt als jij besluit om je niet in te schrijven bij de KvK en zwart te gaan werken. Jij bent voor ons dan een consument en wij mogen je niet vragen om ons te vrijwaren. Mocht de belastingdienst jou dan "pakken", zijn wij dan medeverantwoordelijk en aansprakelijk omdat wij jouw zwartwerken gefaciliteerd hebben?

Zeker weten doen we dit niet, maar we durven het risico niet te nemen. Wij willen en kunnen jouw niet betaalde inkomstenbelasting en btw niet betalen. Als er een jurist is die ons kan geruststellen, horen we dat uiteraard graag :).

Oefenen als leerling

Dus, heb je voor jodiBooks een KvK-nummer nodig? Na een weekend uitzoeken, afwegen en bespreken hebben we twee antwoorden:

  1. Ja, wij blijven jodiBooks Beauty alleen aanbieden aan ondernemers.
  2. Nee, als stagiair of student mag je jodiBooks Beauty gebruiken om te oefenen.

onze jurist (kat Ettie) is ook helemaal klaar met algemene voorwaarden

We moesten 24 dingen checken in onze algemene voorwaarden, privacyverklaring en verwerkersovereenkomst. Ettie was er helemaal klaar mee.

We gaan de algemene voorwaarden voor de proefperiode aanpassen. In de proefperiode van 3 maanden kan iedereen dan oefenen met jodiBooks Beauty ongeacht of je ondernemer, student, stagiair of hobbyist bent. Daarna zijn er 3 opties:

  1. Je hebt je (ondertussen) ingeschreven bij de KvK en gaat jodiBooks als bedrijf/ondernemer gebruiken.
  2. Je doet niks en wij heffen je account op.
  3. Of je laat ons weten dat je nog in opleiding of stagiair bent en wij verlengen de proefperiode.

Wil je jodiBooks Beauty dus uitproberen of gebruiken om mee te oefenen, dan kun je je hier registreren voor een proefperiode van 3 maanden. Als je daarna nog steeds stagiair of in opleiding bent, dan kun je ons een mailtje sturen met een kopie van je schoolinschrijving (of iets dergelijks). Wij kunnen dan beoordelen of je inderdaad nog in opleiding bent en je gratis proefperiode verlengen.

Ben je klaar met je opleiding en wil je je officieel als ondernemer gaan inschrijven, dan helpen we je graag verder met uitzoeken wat je allemaal moet doen; KvK, belastingdienst, bankrekening, etc. Maar dat proces vraagt om zijn eigen blogpost.