Een medewerker of stagiair aannemen in je salon, hoe doe je dat?

Je salon is aan het groeien en je kunt een werknemer gaan inhuren. Of misschien lig je er straks eventjes uit (Zwangerschap? Operatie? Iets anders?) en wil je graag iemand aannemen die in de tussentijd jouw klanten helpt. Zo weet je dat je klantenbestand onderhouden wordt, terwijl jij je even helemaal kunt bezighouden met je kindje, je herstel of wat het ook is dat je aandacht vraagt.

Hoe dan ook, je zit nu met de vraag: Hoe doe ik dat? Je hebt twee opties: Je neemt iemand aan of je huurt iemand in.

Wacht... Laten we voor de eerlijkheid even helemaal volledig zijn: Je hebt meer dan twee opties, maar de andere opties zijn meestal echt niet interessant. (Of niet mogelijk voor een eigenaresse van een kleine salon.) Als je bij de KVK gaat kijken, vind je namelijk ook nog deze opties:

• payrolling
• uitzendbureau
• intermediairs
• vennootschap oprichten
• je partner of kinderen inschakelen

Alles behalve de laatste heeft een prijskaartje. Je betaalt namelijk een tussenpersoon (payroller, uitzendbureau, intermediair) extra bovenop de gemaakte uren. Oprichten van een vennootschap, daarvoor moet je naar een notaris, wat ook zijn kosten met zich meebrengt. En bovendien, twee bedrijven samenvoegen maak je niet zomaar ongedaan, dus dat is nou niet bepaald je eerste keus als je voor het eerst personeel wilt gaan inhuren. En je partner of kinderen inschakelen.. ja, heel leuk idee, maar dat kan natuurlijk alleen als die ook een opleiding gedaan hebben voor schoonheidsspecialiste.

Daarom zijn er meestal maar twee opties echt het overwegen waard voor een schoonheidsspecialiste met eigen zaak: Iemand aannemen of iemand inhuren.

Wat is het verschil?

Iemand aannemen is ze in loondienst aannemen. De persoon wordt werknemer en jij bent werkgever.  Je moet je bedrijf registreren als werkgever. Je draagt loonbelasting af, moet verzekeringen regelen en een pensioen. Ook ben je zowel in Nederland als in België als werkgever verplicht om je werknemers uiteindelijk een vast contract te geven. De meeste salon eigenaresses kiezen hier dus niet voor als ze voor het eerst iemand aannemen, want het is nogal een gedoe en een risico als je nog niet zo groot bent. Lopen je inkomsten terug, dan moet je toch die werknemer blijven betalen voor de afgesproken uren. Maar is je salon groot en loopt die heel goed, dan wil je waarschijnlijk zekerheid dat je mensen hebt die de behandelingen uit kunnen voeren. Dan wordt iemand aannemen interessant.

Wat de meesten daarom doen als ze voor het eerst personeel zoeken, is iemand inhuren. In dat geval moet je medewerker wel zelf een inschrijving als eenmanszaak hebben. Hij of zij factureert dan aan het eind van elke maand de gemaakte uren. Dat doet ze vanuit haar eigen bedrijf. Dus haar bedrijf factureert jouw bedrijf. Uurtje-factuurtje noemen ze dat ook wel. Je betaalt voor wat er daadwerkelijk gewerkt wordt, dat is fijn. De btw die op die facturen staat kun jij weer terugvragen aan de belasting. Ook heeft deze werkwijze als voordeel voor jou dat je niet met loonbelasting hoeft te rekenen, dat de medewerker zelf voor een aansprakelijkheidsverzekering moet zorgen en dat ze voor hun eigen pensioen moeten sparen. Ook zit je niet met de verplichting om hen voor vast aan te nemen. Bovendien: Het is zo geregeld. Je kan vandaag nog met iemand beginnen en je kan ook snel weer opzeggen.

De rest van deze blog post gaat daarom over deze tweede optie: inhuren van een andere zelfstandige ondernemer.

Wat moet je regelen?

Ondernemingsinschrijving controleren

Het belangrijkste is dat je controleert dat hij of zij daadwerkelijk een ingeschreven onderneming heeft. In Nederland controleer je dat bij de Kamer van Koophandel (KVK), in België bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Van belang is dat ze een actieve inschrijving hebben en dat hun ondernemingsnummer klopt.

Meestal hebben ze ook een BTW-nummer. Maar het kan zijn dat ze gebruik maken van een btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen. In dat geval hebben ze geen BTW-nummer. Hun facturen aan jou hebben dan de vermelding “btw vrijgesteld”.

Vergoeding afspreken

Nee, dit noem je dus geen “loon” of “uurloon”, want de persoon gaat niet bij je in dienst. We noemen het daarom een "vergoeding".

Wat je in elk geval af moet spreken is hoeveel de medewerker aan jou mag factureren. Let er op dat je het bedrag exclusief btw met elkaar afspreekt. Daar komt natuurlijk bij het factureren wel btw bovenop, maar die vraag jij ook weer terug. En je mederwerker int die btw maar draagt die ook weer af. Dus voor jullie allebei is alleen interessant om te weten wat je overhoudt als de btw er af is gehaald.

Bij afspreken van dit bedrag moet je even goed kijken naar jouw prijslijst. Zijn de prijzen van jouw behandelingen hoog genoeg? Je moet dat uurloon kunnen betalen kunt zonder verlies te gaan draaien.

Heb je een contract nodig?

Het  woord “contract” kun je beter vermijden, omdat er nogal wat gedoe over is. Als je eenmaal op de juristen-pagina’s van het internet aankomt word je echt bang gemaakt met allerlei regels... Zodra je officiele woorden gaat gebruiken zoals “contract” of “overeenkomst” kom je in een moeras waar je nooit meer uitkomt. Want als je dit woord gebruikt, kan het weleens dat betekenen, en als je zus zegt kan het ook wel zo geinterpreteerd worden en...

Moet je uberhaupt iets op papier vastleggen? In principe, nee. Mondelinge afspraken zijn rechtsgeldig, dus op zich kan je gewoon beginnen als je het eenmaal gehad hebt over de prijs. Je hebt een afspraak tussen twee bedrijven, er wordt gewoon aan jou gefactureerd en jij betaalt de factuur. Klaar.

Maar misschien krijg jij nu de zenuwen. Want o jee, doe ik het wel goed zo dan? Wat als je gecontroleerd wordt? Wat als er iets misgaat? Wat als er een ongelukje gebeurt? Wat als... ?

Dus laten we maar weer even zo volledig mogelijk zijn: Als jij iemand bent die zenuwachtig wordt als het niet op papier staat en die het echt perfect super goed wil doen, dan heb je natuurlijk al lang een “modelovereenkomst” gevonden bij de belastingdienst (NL) of het cultuurloket (BE). Of je hebt een boekhouder of notaris gevonden die een voorbeeld voor jou op de plank heeft liggen of die een contract voor je opstelt. Prima, daar kun je ook voor kiezen. Maar let op: Verander er niets aan behalve de velden die jij invullen moet. Ga niet lopen knutselen in de overeenkomst, want dan schrijf je misschien iets op wat juist ongeldig is of wat je juist in de nesten brengt als er iets aan de hand is...

Het punt is een beetje dit: Je kunt je leven zo ingewikkeld maken als jij dat wilt. Maar het kan ook eenvoudiger. Een eenvoudige e-mail is namelijk meer dan genoeg, waarin je gewoon opschrijft wat jullie met elkaar hebben afgesproken.

Schrijf alleen de kernpunten op, in gewone-mensen-taal.

• Titel zoiets als: Gemaakte afspraken helpen in mijn salon
• Ze komt in jouw salon helpen op deze dagen: ...
• Vanaf datum: ...
• Ze factureert jou aan het eind van de maand: ... euro per uur (excl btw)
• Op de factuur vermeldt ze jouw BTW-nummer: ...
• Op de factuur vermeldt ze haar KVK/KBO-nummer en (indien van toepassing) haar BTW-nummer
• Vraag aan het eind of ze via e-mail wil antwoorden dat ze akkoord is.

En voila, je kunt met z’n tweeën gewoon beginnen. En als je terug bent van je zwangerschapsverlof, of hersteld bent van je operatie, of om andere reden met de samenwerking wilt stoppen, dan zeg je of e-mail je “Dankjewel voor je hulp. Je hoeft niet meer te komen, stuur me de laatste factuur maar en dan wens ik je alle goeds.”.

Het leven kan eenvoudiger.

Je salonsoftware

Ik schrijf deze blog post mede om te vieren dat we met jodiBooks nu ook medewerkers ondersteunen.

Inschakelen is heel eenvoudig:

• Je voegt de nieuwe medewerker toe aan je bedrijf
• Je stelt zijn of haar werktijden in
• En je vinkt in je prijslijst aan welke behandelingen ze doet

Vanaf dat moment heeft de medewerker een eigen Agenda. Ook kun je voortaan bij het afrekenen kiezen welke medewerker dit heeft afgerekend. De medewerker verschijnt automatisch ook in je Online Boekings plugin. Klanten boeken eenvoudig zelf bij jou of bij jouw medewerker.

Als je op het eind van het kwartaal een rapport voor je boekhouder uitdraait, kun je zien hoeveel uren deze medewerker gemaakt heeft en welke inkomsten ze heeft afgerekend.

En als de medewerker ooit vertrekt, of als je de overeenkomst opzegt, dan helpt jodiBooks je met het verplaatsen van de afspraken naar een andere agenda.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op.