Vijf redenen om je salon administratie NIET in Excel te doen

Ben je kersverse salon of praktijk eigenaresses en zoek je een manier om voor de allereerste keer je administratie te gaan doen? De eerste suggestie die vaak voorbij komt is Excel. Toch raden we je dat af. Excel is vaak niet de juiste oplossing...

Wanneer WEL Excel?

Laten we even beginnen met wanneer je wel Excel kunt overwegen. Wij zijn van mening dat dat eigenlijk alleen is wanneer je je salon of praktijk niet wilt laten groeien, maar dit liever in de kleinschalige of hobby sfeer blijft doen. Bijvoorbeeld één dag of dagdeel per week, en niet (veel) meer dan dat.

Ja, dan zou Excel misschien voor jou voldoende kunnen zijn. Je hebt dan namelijk zo weinig klanten dat je allerlei zaken gewoon uit je hoofd weet:

• Je weet uit je hoofd wie je klanten allemaal zijn
• Wanneer hun volgende afspraak is
• Welke behandelingen ze gehad hebben
• En: Je inkomsten uit je bedrijf zijn zo laag dat het niet erg is dat je op zaterdagmiddag alles in zit te voeren. Het is immers zo weinig dat je het zo gedaan hebt.

Maar als je bedrijf gaat groeien, dan kom je er al heel snel achter dat het niet de juiste tool is voor de job.

De meeste onderneemsters ontdekken binnen niet al te lange tijd dat Excel niet de juiste tool is. Waarom beginnen zo veel mensen dan toch eerst met Excel? Meestal om geld uit te sparen... Maar helaas betaal je toch: met je kostbare tijd. En dat is zonde.

Wanneer kun je Excel beter mijden?

Reden 1: Je geeft je tijd niet graag dubbel uit

Als je klant aan je balie staat om af te rekenen, en de volgende klant komt ook al binnen, dan wil je snel klaar zijn met je administratie. Dan is het tijdrovend om in Excel de klantnaam, behandeling, het bedrag en de betaalwijze in te moeten typen. Want in Excel heb je geen hulp daarbij, geen lijstjes waaruit je kunt kiezen. Je moet het letter voor letter invoeren. Al gauw denk je: "Ik krabbel het wel even op een briefje." Maar: Die briefjes moet je later dan alsnog gaan invoeren in Excel. Of als je het in de kantlijn van je Agenda schrijft, dan ook moet je het later nog overtypen. Ofwel, je zit je administratie twee keer te doen: Een keer tijdens het afrekenen, en dan nog een keer thuis.

Dat dat zonde is van je tijd kun je heel snel uitrekenen: Hoeveel verdien je gemiddeld per uur als je een klant aan het behandelen bent? Vermenigvuldig dat met het aantal uren dat je thuis achter je computer moet gaan zitten om het in Excel in te voeren. Je hebt de kosten van een salon software pakket er al heel snel uit.

Reden 2: Een zwitsers zakmes is niet bedoeld om dagelijks mee te klussen

Wat op het eerste gezicht zo handig lijkt aan Excel is dat je er zo veel kolommen en tabelletjes in kan maken als je wil. Als je wil kun je zelfs voor elke klant een apart tabblad maken. En als jij of een familielid er handig mee is, kun je Excel ook automatisch totaalbedragen uit laten rekenen en allerlei automatische formules er in zetten. Excel is enorm flexibel. Maar die flexibiliteit heeft een hoge prijs.

Zie het zo: Als je man gaat klussen en hij moet één schroefje indraaien, dan kan hij daar even snel zijn zwitsers zakmes voor gebruiken. Maar als hij dagelijks niks anders doet dan schroeven, dan pakt hij natuurlijk een schroevendraaier. Hetzelfde geldt voor alle andere handige dingen die je met een zwitsers zakmes zoals Excel kan doen: Het is niet geschikt voor elke dag, heel de dag.

In Excel kun je niet de bestaande klant aanklikken uit een lijstje. Je moet de hele naam intypen. Je zult dan al gauw merken dat je geen zin meer hebt om de achternaam er ook in te zetten. Ook had je je voorgenomen om netjes in te vullen welke behandeling je elke klant gegeven hebt, maar elke keer moet je de hele behandelnaam intypen. Al gauw typ je "beh" en "prod" in plaats van de behandeling en het product... Helaas kun je in Excel dan soms formules per ongeluk uitvegen, en dan moet je die weer repareren. Ook moet je natuurlijk zelf controleren of al je sommen nog kloppen. Laat staan dat Excel gewoonweg niet geschikt is voor dagelijks gebruik op een mobiele telefoon...

Ook Ambulant kapster Romay had elk kwartaal ruzie met Excel.

Kortom, een zwitsers zakmes is voor soms. Die heb je in je broekzak voor het geval dat, voor "even gauw". Voor dagelijks gebruik pak je het specialistische gereedschap wat daarvoor bedoeld is.

Reden 3: Je wilt meer inzicht in je bedrijf

Je had je misschien voorgenomen om in Excel terug te zoeken wat welke klant bij je had gekocht. Hoewel je in Excel wel kan zoeken, kun je niet in één oogopslag alles van die ene klant zien.

Excel heeft standaard geen grafieken, geen uitdraai van vorig jaar, geen overzichten in blokjes van een maand. Als je meer inzicht wilt, is een salon software pakket de beste oplossing.

Ook PMU artist Lisa beaamde dat een software pakket een betere keuze is. "Dan heb je meteen overzicht"

Nu kan het zijn dat iemand je zegt: "Jawel, hoor, Excel kan wél grafieken!" Ja, als je handig bent met Excel kun je er veel mee doen. Je kunt grafieken maken, en formules invoeren, en een klantenlijst maken zodat je klanten uit een lijstje kan kiezen. Maar we verklappen je alvast één ding: Je bent dan eigenlijk gewoon je eigen salon software aan het bouwen, maar dan in Excel. Als je dat echt wilt doen, houden we je niet tegen, maar we raden het je af. Meer dan eens hebben we salon eigenaresses gesproken die zeiden: "Mijn man kan dat prima zelf, met gratis software." Om er vervolgens achter te komen dat manlief er elk weekend uren aan kwijt is. Ook hier geldt: Vermenigvuldig die uren eens met zijn (gewenste) uurloon, en je komt er achter dat je de kosten van een salon softwarepakket er al heel snel uit hebt.

Reden 4: Je bent niet handig met de computer

(Ben je wel handig met de computer? Scroll dan door naar reden 5 😉)

Voor sommige mensen is de computer gewoon een verschrikkelijk apparaat. Elke keer als je er achter moet gaan zitten denk je "gedver". Of misschien word je wel heel gestrest ervan, of het kost je heel veel moeite. Daar is niks mis mee, voel je niet bezwaard. Je bent zeker niet de enige en het is goed om dat van jezelf te weten.

Als je niet handig bent met computers, dan kunnen mensen je goedbedoeld Excel aanraden. Maar juist voor jou is Excel een zeer ongeschikt programma. Het lijkt op het eerste gezicht makkelijk, want het zijn allemaal rijtjes en kolommen en je vult gewoon getallen in. Maar zoals eerder vermeld:

• Je kunt per ongeluk formules uitvegen
• Je krijgt geen hulp van het programma bij het invoeren van klanten, je kunt niet kiezen uit lijstjes met behandelingen. Alles moet je handmatig intypen.
• Als je niet handig bent met computers dan zul je ook geen grafieken of overzichten voor jezelf ermee kunnen maken.

Maar bovendien: Stel, het staat je al enorm tegen om met de computer te werken, en iemand raadt je Excel aan. Dan is de kans groot dat je deze ongeschikte tool heel lang blijft gebruiken, simpelweg omdat je er tegenop ziet om iets beters te gaan zoeken. Doe het daarom liever in één keer goed en kies een gemakkelijk salon software pakket. Dan hoef je maar één keer iets nieuws te leren.

(En, ja, kom eens bij jodiBooks kijken. Onze software is echt heel eenvoudig. We vinden het belangrijk dat ook mensen die niet erg veel van werken met de computer houden, het gemakkelijk kunnen gebruiken.)

Reden 5: Je bent juist wel handig met de computer

Ben je wel handig met de computer? Dan sta je misschien voor een heel ander probleem: Je weet wel dat een salon software pakket een betere optie is, maar er is zo veel keuze! Jij bent handig genoeg om overal wel mee overweg te kunnen, hoe ingewikkeld en uitgebreid het pakket ook is. Dus wat moet je dan kiezen? Help, keuzestress... En dan besef je je misschien ook nog dat je liefst in één keer het juiste kiest, want anders moet je weer overstappen. Daardoor besluit je misschien "Ik begin wel met Excel en dan kijk ik later wel". Maar later... later krijg je alsnog diezelfde situatie, dat je een pakket moet gaan uitzoeken.

Ja, het is even een tijdsinvestering om te een pakket te zoeken wat bij je past, maar het is het zeker waard. Ik hoop dat ik je hierboven al genoeg redenen heb gegeven om meteen met een software pakket te starten.

Ben je toch nog geneigd met Excel te beginnen? Misschien dat schoonheidsspecialiste Morgan je overtuigen kan. 😉

Hoe kies ik een software pakket?

Hoe kies ik? Wat kies ik? In elk geval raden we je aan om software te kiezen die jou helpt bij het maken van afspraken, bij het afrekenen van die afspraken en bij het inzien van je klantenbestand en klanthistorie. Dat zijn de kernfuncties die je als salon- of praktijk eigenaresse nodig hebt. (Een boekhoudpakket zoals je boekhouder dat gebruikt, voldoet hiervoor meestal niet. Zoek dus zeker naar software die bedoeld is voor gebruik in salons en praktijken.)

Bij deze een paar tips voor het kiezen van een salon software pakket. Het hangt namelijk af van wie jij als persoon bent.

Tip 1: Welke functies ga je gebruiken?

Veel software pakketten bieden een ellenlange lijst met functies aan die op het eerste gezicht allemaal nuttig lijken. Maar, ga jij ze ook gebruiken? Veel van die functies staan er echter bij omdat er, eerlijk gezegd, nogal een "race" gaande is tussen al die software pakketten. Heeft de één een "marketing funnel"-module, dan kan het andere pakket niet achterblijven. Ik zal je verklappen: De meeste van die extra functies worden amper gebruikt.

Veel startende ondernemers nemen salonsoftware met al die functies "voor het geval dat". Want stel nou dat je ze wél nodig hebt? Een zwitsers zakmes dus. Maar vergeet niet: Het kost jou ook weer tijd om al die functies in te stellen, te bedienen en te gebruiken. Je zult niet de enige zijn die zegt "Ik betaal ervoor, maar ik gebruik het niet".

In de praktijk gaat het om drie hoofdzaken die je dagelijks gebruikt:

• Je Agenda moet op orde zijn, indien gewenst ook met de mogelijkheid om online te boeken
• Je Financiën (inkomsten en uitgaven) moeten op een rij staan, indien gewenst met de mogelijkheid om nota's of facturen te maken
• Je moet je klantenbestand en klanthistorie gemakkelijk kunnen inzien.

Aan deze drie functies zul je de meest tijd spenderen en die moeten dus overzichtelijk zijn en eenvoudig in gebruik.

Tip 2: Wat zijn je ambities?

Je begint voor jezelf omdat het bij jou als persoon past. Misschien is de voornaamste reden dat je graag zelfstandig werkt. Of je kiest hiervoor omdat het goed te combineren is met je gezinsleven. Een salon in een kamer bij jou thuis, bijvoorbeeld. Jouw salon dat is jij, en dat zal altijd jij zijn. Eén op één quality time.

Of begin je juist voor jezelf omdat je straks een groot bedrijf wilt bezitten met meerdere medewerkers? Weet je nu al dat je uiteindelijk een pand wilt kopen midden in de stad? In een "groot" software pakket kun je bijvoorbeeld de loonadministratie van medewerkers ook doen. Heb je dat niet nodig, spaar jezelf dergelijke functies dan uit. (Tip: Wat steeds vaker voorkomt is dat je niet mensen in loondienst neemt, maar samenwerkt met andere zelfstandigen. Je hebt dan ieder je eigen bedrijf en dus ieder je aparte administratie. Je hebt dan geen heel loonadministratiessysteem nodig.)

Kijk naar wie jij bent en hoe je je leven in wilt delen. Anders zit je straks met een software pakket met allerlei knoppen waar je nooit op klikt.

Tip 3: Hoe gestructureerd werk je?

Werk je heel gestructureerd, dan vind je het vast fijn om groene vinkjes te zien als je alles hebt afgerond. Ja, alles is gedaan, mooi, heerlijk. Ben je juist wat chaotischer, ook dan kan het fijn zijn als je software pakket je helpt met afvinken van je taken. Is elke afspraak van vandaag afgerekend? Zijn alle inkomsten betaald? Heb ik nog uitgaven die ik moet betalen?

Kijk naar jouw behoefte. Houd je van orde, overzicht en rust en werk je van jezelf heel gestructureerd en precies? Of ben je wat chaotischer en zoek je een software pakket wat jou die overzicht en rust helpt creëren? Hoe meer knoppen, instellingen en toeters en bellen, hoe meer jij moet beheren. Een goed software pakket is in onze optiek eenvoudig en overzichtelijk.

Zeven stappen om een pakket uit te proberen

Vraag in elk geval een demo aan van het software pakket wat je overweegt. Biedt het salon software pakket een demo aan? Volg dan de zeven stappen hieronder om snel te voelen of het pakket bij je past.

1. Online boeken

Boek online een afspraak. Doe dus alsof jijzelf de klant bent. Gaat het online boeken eenvoudig? Zullen ook oudere klanten of klanten die niet computervaardig zijn hier gemakkelijk mee overweg kunnen?

2. De Agenda

Log in op de demo en open je Agenda. Zie je de afspraak die je zojuist zelf geboekt hebt? Klik de afspraak aan en bekijk de details. Kun je ook klant details opvragen, en de klant historie tevoorschijn halen vanuit de afspraak?

3. Afrekenen vanuit de Agenda

Reken een afspraak af vanuit de agenda. Kun je behandelingen en producten toevoegen tijdens het afrekenen? Kun je na het afrekenen duidelijk aan de afspraak zien dat deze afgerekend is?

4. Doorplannen

Plan dezelfde afspraak over 4 weken door. Veel pakketten bieden je daarvoor een kopiëer- of doorplan-knop. Begin het doorplannen en ga naar 4 weken in de toekomst. Sla de nieuwe afspraak op. Bekijk hoe dat werkt en voelt.

5. Inkomsten overzicht

Ga naar je inkomsten overzicht. In stap 3 heb je een afspraak afgerekend. Is deze afgerekende ook in het overzicht erbij gekomen? Kun je gemakkelijk inzien hoeveel inkomsten je deze maand of dit kwartaal hebt?

6. Grafieken en statistieken

Ga naar je dashboard met grafieken overzicht. Kun je de inkomsten per jaar, maand of kwartaal inzien? Kun je je gewerkte uren bekijken?

7. Adresboek en klanthistorie

Ga naar het Adresboek. Bekijk de klanthistorie van een klant. Kun je notities toevoegen? Foto's uploaden? Snel zien welke aankomende afspraken de klant heeft?

Met bovenstaande zeven stappen heb je de kernfuncties van een salon software pakket snel uitgeprobeerd. Natuurlijk kun je daarna nog verder rondklikken in het systeem om te kijken of het werkt op een manier die bij jou past.

Hopelijk heeft deze post je goed verder geholpen in je zoektocht naar een fijne manier om jouw administratie te doen in je salon of praktijk.

Heb je nog vragen of opmerkingen? Voel je vrij contact op te nemen. We helpen je graag.