Deelfacturen en aanbetaling

administratie 29 mrt. 2018

In onze eerdere posts over facturen (deel 1 en deel 2), zijn we er steeds van uitgegaan dat een factuur verstuurd wordt op het moment dat jij een prestatie (product of dienst) levert aan jouw klant. Daarmee bedoelen we eigenlijk dat je pas een factuur stuurt zodra je klaar bent en alles geleverd hebt.

Het kan zo zijn dat jij langdurige projecten doet. Of projecten waar veel geld mee gemoeid is. Het kan dan handig zijn als je klant in meerdere termijnen betaalt. Je vraagt hem dan om een aanbetaling.

Deelfactuur

Je kunt dit doen door deelfacturen te sturen. Met een deelfactuur vraag je bijvoorbeeld om een deel vooraf te betalen en de rest bij oplevering. Je kunt ook meer dan 2 deelfacturen sturen, bijvoorbeeld 25-25-50% of 20-20-20-40%. Dit moet je van te voren wel goed afspreken met je klant, want hij is niet verplicht om vooruit te betalen. Bewaar deze afspraken ook goed.

Voor zakelijke klanten mag je zelf bepalen hoeveel de aanbetaling is en in hoeveel delen er wordt betaald. Bij particulieren zijn er beperkingen. Je mag maximaal 50% als aanbetaling vooraf vragen.

Een deelfactuur is in wezen een normale factuur. Hij moet dus ook aan alle eisen voldoen. Het enige waar je daarnaast rekening mee moet houden, is dat je in de omschrijving duidelijk vermeld dat het om een deelfactuur gaat. Bijvoorbeeld "Aanbetaling 30% van €3000 opdracht x". Op de eindfactuur vermeld je dan "Eindbetaling 70% van €3000 opdracht x".

Proforma

Dan is er ook nog zoiets als een proforma factuur. Proforma betekent letterlijk "voor de vorm". Een proforma factuur is dan ook geen officiële factuur. Hij wordt doorgaans gebruikt om bepaalde administratieve processen alvast in gang te zetten, zodat de uiteindelijke leveringen soepel kan verlopen. Met een proforma factuur kunnen bijvoorbeeld verzendingen naar het buitenland alvast worden aangemeld bij de douane.

Je zou hem ook kunnen gebruiken om alvast de betaling in gang te zetten voordat jij je dienst of product geleverd hebt. Je stuurt dan een factuur zodra jouw prestatie geleverd wordt. We zouden dit echter niet doen, want het maakt het facturen onnodig ingewikkeld.