Hoe verwerk ik aanmaningen en administratiekosten in mijn administratie?

Het gebeurt je liever niet, maar je hebt het niet helemaal in de hand: Een klant betaalt niet.

Je weet wat je te doen staat: bellen, mailen, herinneringen sturen. Maar toch betaalt hij of zij nog steeds niet. Mag je nu extra kosten rekenen? Hoeveel dan? Moet je dat extra bedrag op de factuur erbij zetten? En, belangrijker nog, hoe moet dat nou in je boekhouding? En wat als ze dan nog steeds niet betalen?

Voor wie een kort antwoord wil, de stelregel is dit:

Een verzonden factuur pas je nooit aan. Nee, nooit. Nee, ook niet als het adres fout was. Nee, ook niet bij spelfouten. En al helemaal niet om het bedrag te vermeerderen! Voor de incassokosten stel jij (of het incassobureau) altijd een nieuwe factuur op.

Hoe zit het precies?

Wil je graag beter begrijpen hoe het zit en wat je in verschillende gevallen moet doen? Ik neem je even stap voor stap mee in hoe het volgens mij zit. Ik heb de regels van de belastingdienst en de wet incassokosten erbij gepakt. Samenvattingen voor wat je volgens mij moet doen in je [boekhouding] en [administratie] heb ik aan het eind van elke stap aangegeven.

Lees hier meer over het verschil tussen boekhouding en administratie.

(Heb ik iets gemist? Ik zou het waarderen als je het me liet weten.)

Stap 1: De factuur

Hier hoef ik je hopelijk niks over te vertellen. Je maakt een factuur met een uniek factuurnummer (20180043 ofzo) en die verstuur je aan je klant.

• [boekhouding] De factuur neem je op in je boekhouding.

Stap 2: Herinneringen

Je klant heeft nog niet betaald? Je hoeft niet meteen naar de incassokosten te grijpen. Het meest klantvriendelijk is om eerst hem of haar eraan te herinneren.

• [administratie] De herinnering hoort niet in je boekhouding thuis, want er is niks nieuws in je financiën gebeurd. Maar je moet de herinnering wel goed bewaren. Hij hoort dus in je administratie thuis. De oorspronkelijke factuur kun je natuurlijk nog een keer meesturen, maar dat is altijd de ongewijzigde factuur, nooit een aangepaste of nieuwe.

Incassokosten, hoe hoog mogen ze zijn?

De klant heeft niet betaald. Je hebt hem vriendelijk verzocht alsnog te betalen, maar hij vertikt het. Wat nu? Je wil je geld, dus je wil wat zwaarder geschut inzetten. Er zijn natuurlijk wel regels over hoe je dat moet doen. Dit is geregeld in de wet incassokosten, die op 1 juli 2012 is ingegaan.

1. Alle kosten die worden gemaakt om de rekening betaald te krijgen, moeten volgens de wet in de incassokosten zitten. Andere kosten, zoals 'administratiekosten' of 'extra kosten' of wat dan ook, bestaan niet voor deze wet. Je mag niet 15 euro administratiekosten vragen, en dan ook nog eens een incassobureau er bovenop zetten, die zelf ook incassokosten rekent. Dat is foei ;)
2. De wet regelt ook hoe hoog de incassokosten mogen zijn. Ik kopieer het even rechstreeks uit de wet:

De vergoeding voor kosten als bedoeld in artikel 96 lid 2, onder c van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, bedraagt:
- 15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2500 van de vordering;
- 10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 2500 van de vordering;
- 5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 5000 van de vordering;
- 1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000 van de vordering;
- 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6775.
De in het eerste lid bedoelde vergoeding bedraagt ten minste € 40.

Afhankelijk van de hoogte van de oorspronkelijke factuur, moet je dus even uitzoeken hoeveel incassokosten je mag/moet vragen.

Merk op: De wet schrijft deze bedragen sowieso voor als je levert aan consumenten. Als je als zzp-er levert aan bedrijven of andere ondernemers, dan kun je met elkaar afspreken van de wet incassokosten af te wijken. Doe je dat niet, dan gelden de standaard bedragen.

Stap 3: De aanmaning

Je moet het als volgt doen.

1. Voordat je ook maar een eurocent aan extra kosten mag berekenen, moet je de klant eerst in gebreke stellen. Dit doe je met een aanmaning. Je mag geen extra kosten rekenen en ook geen incassobureau inschakelen voordat je een aanmaning hebt gestuurd, dus de aanmaning is een vereiste.
2. In de aanmaning mag je nog niet een nieuwe factuur meesturen of eisen dat de klant je meteen al extra geld betaalt. Je mag niet zeggen "en vanaf nu wil ik extra geld en wel zoveel". Nee, dit mag niet.
3. Je moet wel vooraf aankondigen als de klant incassokosten riskeert. Je moet je klant laten weten dat als hij niet binnen 14 dagen nadat hij de herinnering ontvangen heeft betaalt, hij incassokosten moet betalen. Ook moet je laten weten hoeveel euro dat dan is. Als hij daarna nog steeds niet betaalt, dan pas mag je de incassokosten van hem eisen.

Let op: Het is 14 dagen nadat hij de herinnering ontvangen heeft. Houd je die 14 dagen niet goed aan, dan overtreed je de wet en kun je misschien wel helemaal fluiten naar je geld, als de klant er een advocaat bij haalt... Dus... hoe weet je nou precies op welke dag hij jouw herinnering heeft ontvangen? Je kan gaan gissen, maar het meest zekere is om de brief aangetekend te versturen.

• [boekhouding] De oorspronkelijke factuur mag je nooit veranderen en de aanmaning mag nog geen bedrag bij de klant opeisen. In je boekhouding doe je dus nog niks.
• [administratie] De aanmaning is een brief. Niks meer dan dat. Die bewaar je in je administratie. Je maakt geen nieuwe factuur, maar je mag de (ongewijzigde) factuur natuurlijk best nog een keer meesturen.

Stap 4: Incasseren

De klant betaalt echt niet? Dan heb je twee opties:

1. Je blijft er zelf achteraan gaan. Als het je lukt om de klant te laten betalen, dan heb je het factuurbedrag + incassokosten ontvangen.
2. Je schakelt een incassobureau in. Dit incassobureau wil natuurlijk ook geld verdienen, dus waar denk je dat de incassokosten heen gaan? Precies. Die steken zij in hun broekzak. Maar wat als ook zij het geld niet van je klant kunnen krijgen? Factureren ze jou dan? Lees de kleine lettertjes goed, want ik kan je niet vertellen hoe dit precies werkt. Ik heb dit zelf nooit hoeven doen...

Stap 4a: Zelf incasseren

• [boekhouding] Je maakt een tweede factuur in je boekhouding aan, bijvoorbeeld factuur 20180057. Op deze nieuwe factuur staat zoiets als "incassokosten bovenop factuur 20180043". Hierop zet je dus alleen het extra incassobedrag. Deze nieuwe factuur geef of stuur je ook naar je klant.

Stap 4b: Incassobureau

• [boekhouding] Je doet als het goed is niks extra's. Het incassobureau handelt de boel af. Uiteindelijk krijg je het geld van hen. Je markeert factuur 20180043 als betaald. Klaar! :)
• [boekhouding] Als het incassobureau jou naderhand een factuur stuurt, verwerk je die natuurlijk in je uitgaven...

Herinneringen en aanmaningen bewaren

Herinneringen, die verstuur je niet alleen om de klant zijn geheugen te verfrissen. Je stuurt ze ook niet alleen om je geld te krijgen. Ze dienen ook als bewijsmateriaal dat jij je best hebt gedaan om je geld te krijgen.

Waarom heb je dat bewijsmateriaal nodig? Nou, op jouw factuur staat btw. En die btw moet jij aan de belastingdienst betalen. Ja, ook als je klant uiteindelijk niks aan je betaalt! Huh, hoezo? Nou, jij hebt inkomsten. Jouw administratie zegt dat je die hebt. Je factuur is daar bewijs van. Dat je dat geld nog niet ontvangen hebt, is voor de belastingdienst niet van belang.

Maar voor jou wel natuurlijk, je wil geen belasting betalen over geld wat je niet gekregen hebt. De regel: Je mag dit pas corrigeren met een "mijn klant wil niet betalen" als je ook echt je best hebt gedaan om je geld te krijgen. En als je dit kunt bewijzen.

Dus, bewaar kopieën van de herinneringen in je administratie.

Stap 5: Nog steeds niks ontvangen?

De klant heeft nog steeds niks betaald? Balen! Dan zit er niks anders op dan de inkomsten als verloren te beschouwen. Je moet wel aan de fiscus kunnen bewijzen dat je echt alles gedaan hebt om je geld alsnog te krijgen.

Als je je geld nog niet hebt, maar je hebt ook nog niet alles gedaan om je geld te krijgen, dan moet je de factuur (en de btw) dus gewoon opgeven aan de Belastingdienst als inkomsten. Jep, btw betalen, ook als je jouw geld nog niet hebt van de klant.

Pas nadat je echt alles hebt gedaan om je geld te krijgen en het is niet gelukt, mag je de betaalde btw terugvragen. Dit mag je dan doen door het op je volgende aangifte te corrigeren.

• [boekhouding] Je markeert factuur 20180048 (de oorspronkelijke factuur) en de eventuele factuur 20180057 (incassokosten als je zelf wilde innen) als verloren. Je corrigeert je inkomsten en je btw in je boekhouding. Dit doe je ofwel door een nieuwe 'negatieve inkomsten' in te voeren. Ofwel door een nieuwe 'uitgave' in te voeren. Bij de volgende aangifte wordt de btw over de niet-ontvangen facturen dan automatisch verrekend met de fiscus.
• [administratie] Bewaar alle bewijsmateriaal goed, voor het geval de fiscus je komt controleren.

Conclusie

Ik hoop dat ik het wat heb kunnen verduidelijken. Kort gezegd, het is van belang om je boekhouding en je administratie als losse dingen te zien. En onthoud deze regel: Een factuur die al verzonden is aan je klant en/of al in je boekhouding verwerkt is, die mag je nooit meer aanpassen.