Administratiesoftware specifiek voor de beautybranche
Administratie is een ruim begrip. Iedereen heeft er een ander beeld bij. Is het alleen boekhouden, alleen voor bedrijven (en de overheid) of is het veel ruimer en toch ook voor 'gewone' mensen? Iedereen kan zoveel administreren als hij zelf wil, zolang hij maar aan een bepaald (wettelijk) minimum voldoet; je moet ieder jaar je belastingaangifte kunnen doen.
Zoals administratie in het algemeen al een ruim begrip is, kan het door bedrijven ook op verschillende manieren bekeken worden. Doorgaans kun je zeggen dat hoe groter het bedrijf, hoe meer administratie (bureaucratie). Maar ook kleine bedrijven kunnen al een hoop administreren, vaak zonder dat ze dat bewust doen.
We hebben al eens opgeschreven wat zzp'ers moeten bijhouden in hun administratie en welke tools ze daarvoor kunnen gebruiken. Voor deze artikelen hebben we het echter heel algemeen bekeken en iedere beroepsgroep kan natuurlijk zo hun eigen specifieke wensen en eisen hebben (bovenop wat wettelijk verplicht is).
Beautybranche
Wij hebben een speciale band met de beroepsgroep "beauty". Niet omdat we zelf iedere week onze nagels laten bijwerken of iedere maand een ander kapsel willen, we zijn eigenlijk maar heel weinig daar mee bezig. Maar, onze allereerste klant, die ons inspireerde om met jodiBooks te beginnen is schoonheidsspecialiste. Ze hield haar inkomsten bij in een Excel-sheet en het programma dat een collega/vriendin gebruikte vond ze veel te moeilijk.
Toen wij begonnen, hebben we eerst gekeken of er al iets voor haar bestond. Aangezien zij liever had dat Diana iets nieuws voor haar zou maken, betekende dit dus eigenlijk dat we onze concurrentie bekeken hadden. jodiBooks Beauty is volgens ons het allersimpelste salonpakket. Dat betekent geen overbodige dingen die je (bijna) nooit gebruikt. We laten dus een paar specifieke salon dingen weg (huid-, nagel-, haar-, massagekaarten, etc), waardoor we het simpeler en goedkoper kunnen houden.
Dat wil echter niet zeggen dat deze salonprogramma's niet interessant zijn. Hoe makkelijk ze werken of hoe goed hun klantenservice is weten we niet, maar we kunnen wel vertellen wat ze voor jou als beauty-specialist kunnen betekenen.
Wat zijn salonpakketten?
Een salonprogramma is specifiek ingericht voor mensen met een salon. Nogal een inkopper, maar wat betekent dat voor jou als kapster, masseur, schoonheidsspecialiste, make-up artist, manicure/pedicure, etc? Het hoofddoel van een salonprogramma is om jou de hele dag te helpen met al je administratie. Laten we eens door een dag heenlopen, dat geeft waarschijnlijk een duidelijker beeld.
Je staat 's ochtends op en je opent je salonprogramma. Je ziet nu meteen hoeveel en welke klanten er vandaag een afspraak hebben gemaakt. Dit heb jij eerder al ingevoerd na hun vorig bezoek, of ze hebben zelf een afspraak ingepland via je website of Facebook. Je ziet ook meteen of je stagiaire of medewerker(s) vandaag vrij heeft. Je stuurt nog snel een paar mailtjes naar klanten als herinnering voor hun afspraak van morgen en naar je vaste klant die vergeten is een nieuwe afspraak te maken. Dit kun je namelijk allemaal terugzien. Ook nog even een herinnering sturen naar die klant die altijd vergeet te betalen en een felicitatie voor je de jarige.
In je zaak aangekomen, open je het kassascherm, zodat je heel makkelijk bonnetjes kunt maken en je klanten kunt laten betalen met pin (of achteraf via iDeal). Als je eerste klant binnenkomt, open je haar persoonlijke pagina, waarop je meteen ziet welke behandelingen ze de vorige keer gehad heeft. Bij het afrekenen zie je welke producten ze eerder heeft gekocht, zodat je kunt vragen wat ze daarvan vond (of dat ze die misschien opnieuw kopen). Bij het afrekenen print je een nette bon en bied je spaarpunten aan.
's Avonds na een lange dag, kijk je snel even hoe het met je voorraad gaat. Superhandig dat je alleen maar thuis in hoeft te loggen om dat te kunnen zien. En oh ja, morgen moet je naar de boekhouder. Gelukkig hoef je alleen maar op de print of e-mail knop te drukken. Je bent niks kwijt en je hoeft niks bij elkaar te zoeken.
Dat klinkt goed of niet?
Wij denken dat dit een geweldig concept is. Daarom zijn we er zelf ook mee bezig. Wij twijfelen alleen aan de hoeveelheid werk die jij erin wilt en kunt stoppen. Heb jij wel tijd om van iedere klant precies bij te houden waar hij puistjes en mee-eters had? Welke spieren je gemasseerd hebt? Welke verfcombinatie uiteindelijk het juiste kleurresultaat gaf? Misschien wel, en dan ben je met een salonprogramma aan het juiste adres.
Ik ben de flauwste niet en heb er 6 voor je bekeken. Hoe heb ik dat gedaan? En wat heb ik vergeleken? Om te beginnen heb ik me nergens aangemeld, ik weet dus niet hoe makkelijk alle programma's in het gebruik zijn. Dat laat ik aan jouzelf over, ook omdat dit heel persoonlijk is. Wat ik wel gedaan heb is aan de hand van het verhaaltje hierboven gekeken of ze wel alles kunnen.
Online of offline
Van de 6 programma's zijn er twee offline, 'essallon' en 'Nova Studio'. Dat wil zeggen dat je ze op een pc of laptop moet installeren. Ik vind dit zelf niet fijn, want wat nou als die laptop kapot gaat? Je kunt je data weliswaar opslaan in "the cloud", maar je moet toch weer opnieuw alles installeren en instellen. Ook is het alleen mogelijk om het te installeren op een Windows computer. Gebruik jij altijd alles van Apple, helaas.
De online programma's zijn websites waarop je inlogt. Dit kan met vrijwel ieder apparaat; pc, laptop, macbook, ipad, tablet en zelfs smartphone, maar dat laatste werkt meestal niet zo fijn (het scherm is vaak net te klein). Het grote voordeel is dat als je laptop of tablet stuk gaat, je snel een nieuwe kunt kopen of lenen en je meteen verder kunt. Ik heb met hulp van Diana uiteindelijk 4 Nederlandstalige websites kunnen vinden: 'SARA SalonSoft', 'MijnSalon', 'Salonized' en 'SMARTsalon'.
Verschillen in kostenopbouw
Iets anders om rekening mee te houden bij het kiezen van een programma zijn de verschillen in kostenopbouw. Voor Nova Studio betaal je bijvoorbeeld eenmalig €149,- voor alle anderen een maandelijks bedrag (abonnement). essalon maakt het weer wat moeilijker door het allebei te doen; een eenmalig bedrag en vervolgens iedere maand een abonnement.
Om de kosten toch een beetje te kunnen vergelijken heb ik de kosten voor 2 jaar lang gebruik bij elkaar opgeteld en gedeeld door 2. Deze 2 jaar is redelijk willekeurig, ik had ook 3 of 5 kunnen nemen. Maar ik ga er vanuit dat software na twee jaar aan vervanging toe is. En ook al zegt Nova Studio dat je hier bij hun nooit voor hoeft te betalen, je weet nooit of ze daar over 2 jaar nog steeds zo over denken (ter vergelijking heb ik ook de prijs over 5 jaar er tussen haakjes bijgeschreven).
Wat ik niet mee heb genomen in de kostenvergelijking zijn 'extra's'. SMARTsalon biedt bijvoorbeeld aan om een website voor je te maken en hosten. Dit kost €29,50 per maand. Ook moet je bij Nova Studio en essallon betalen voor een training, niet heel netjes vind ik zelf.
Verschillende pakketten
Aangezien iedereen andere wensen heeft, is het bijna onmogelijk om een one-size-fits-all pakket te maken. Dus hebben sommige programma's verschillende pakketten gemaakt. Andere kiezen ervoor om jou zelf te laten kiezen wat je nodig hebt.
Voor beide valt iets te zeggen. Als je alleen kiest wat je nodig hebt, betaal je ook alleen voor wat je nodig hebt. Een pakket houdt het op het eerste gezicht simpel; jij hoeft niet na te denken over wat je allemaal moet 'kopen'. Alleen nu moet je weer een pakket kiezen…
SMARTsalon en MijnSalon maken het nog gortiger. Daar moet je een pakket kiezen dat je vervolgens weer kunt uitbreiden met extra's. Nou, ik was de weg kwijt, en dan ben ik er nog handig mee.
Vergelijking salonsoftware
Dus, laat ik je helpen door een voorselectie te maken. Dit doe ik dus aan de hand van de dag zoals eerder beschreven. Mocht je de omschrijving niet bij jou vinden passen, dan kun je uiteraard zelf de tabel uitpluizen en kijken welk pakket er het beste bij jou past. Je mag dit ook altijd even vragen, dan help ik je bij het uitzoeken.
Vrijwel alle programma's hebben wel een pakket waarmee je een hele dag in je salon (en thuis) kunt doorlopen. Ik zal ze hier alle 6 opsommen (in willekeurige volgorde) en erbij vertellen wat de bijzonderheden zijn.
essalon
- Kost €230,28 per jaar (€206,59).
- Alleen voor Windows
- Mist een urenregistratiefunctie, dus die moet je zelf nog ergens bijhouden. Als zzp'er voor de urennorm, voor eventuele medewerkers om eventueel hun loon te bepalen.
- Pinkoppeling kost eenmalig €69,95. Daar komen de kosten voor het apparaat van CCV (via je bank) nog bij.
- Hulp bij inrichting van het programma is mogelijk maar kost ook weer €149,- per uur extra.
- Ze bieden wel een compleet kassasysteem aan voor €1599, met de mogelijkheid om dit te leasen (maandelijks €59,95 betalen).
- Er zit geen marketing module bij. Je kunt dus geen e-mails of sms-jes sturen naar een jarige klant of een reclame/informatie e-mail met nieuwe behandelingen en acties.
SARA SalonSoft
- Vanaf €239,40 per jaar. Dit is voor het ZZP pakket. Heb je medewerkers, dan betaal je meer (zie tabel).
- Vanaf pakket ZZP een van de meest complete programma's.
- Compleet kassasysteem voor €1350,-.
- Gratis training en inrichting van het programma.
MijnSalon
- Vanaf €0,-, maar vanaf €359,40 per jaar beginnen de pakketten pas interessant te worden.
- Complex door pakketten en bijbetalen voor extra opties.
- De meest geheimzinnige website. Ik kon van een hoop wensen niet terugvinden of dit programma het ondersteunt. Ook kon ik niet terugvinden wat de extra opties kosten.
Salonized
- €348,- per jaar. Bijbetalen als per extra medewerker.
- Zeer compleet.
- De website is relatief simpel gehouden. Daardoor was het niet meteen duidelijk wat het programma allemaal kan. Op de support pagina staat gelukkig een hoop duidelijk uitgelegd. Interessante optie, zo word je niet overweldigd, maar kun je het wel vinden.
- Via i-POS is het mogelijk om een kassa (geldlade, bonprinter, handscanner, scherm) te kopen.
- Niet mogelijk om een pinautomaat aan te sluiten. Pinnen kan wel, maar dan moet je zelf het bedrag overtypen.
Nova Studio
- De gratis versie is alleen interessant om het programma uit te proberen. Er zitten te veel restricties op en er komt ieder half uur een popup.
- Maar, met €75,- per jaar (€30,-) is het betaalde pakket veruit de goedkoopste optie.
- Alleen voor Windows
- Geen online afspraakmogelijkheid. En je kunt geen SMS herinneringen versturen.
- Geen koppeling met een pinautomaat. Pinnen kan wel, maar dan moet je zelf het bedrag overtypen.
- Geen app
- Inrichten van het programma kost €75,-. Training €75–€150.
- Kassahardware wordt aangeboden.
SMARTsalon
- Pakketten vanaf €680,- per jaar (Plus en VIP) worden interessant. Daaronder bijvoorbeeld geen urenregistratie en voorraadbeheer.
- Er kunnen extra opties worden bijgekocht. Vrij complex allemaal.
- Geen app
- Er wordt alleen een printer aangeboden. Geen andere kassabenodigdheden.
- Je kunt via hun ook een website laten maken. Kan wellicht interessant zijn: €29,50 per maand.
- Plus en VIP hebben standaard een boekhoudexport naar 'echte' boekhoudpakketten. Heel leuk voor je boekhouder, zelf heb je er niks aan.
Download hier de complete tabel: salon pakketten en websites 2018.xlsx
Conclusie
Eigenlijk wil ik weer dezelfde conclusie schrijven als bij de boekhoudpakketten. De salonpakketten lijken namelijk ook allemaal heel veel op elkaar en waarschijnlijk voldoen ze allemaal. Het ligt allemaal heel erg aan welke zaken jij wilt bijhouden. Kijk daarom vooral zelf even in de tabel voor de functionaliteit die je wilt hebben.
Laat je ook bij salonpakketten niet afleiden door flitsende websites met mooie foto's. Kijk vooral of ze aanbieden wat jij nodig hebt. Verdwaal je in alle tekst en plaatjes (iets dat mij ook wel eens gebeurde), dan gebeurt dit waarschijnlijk ook in hun software.
Salonized of SARA Salonsoft zijn het compleetst, online en redelijk geprijsd. En misschien wel het belangrijkst: ze hebben een begrijpelijke website waarop alle informatie is terug te vinden zonder een hoop gegevens achter te hoeven laten.
Uiteraard kun je ook voor jodiBooks kiezen. Toen ik dit artikel schreef was jodiBooks nog niet zo ver, maar ondertussen kunnen we ons gaan meten met andere salonpakketten. We zullen deze vergelijking snel updaten met ons aanbod en kijken of er in het afgelopen jaar veel veranderd is.
Heb je nog vragen, stel ze dan gerust via Facebook, Instagram, e-mail of in de comments van dit artikel.
PS. we komen niet meer op de site van Nova Studio, ze hebben ons verbannen/geblokkeerd. We wilden daar ooit een kijkje nemen op hun demo-site, maar dat wilden ze blijkbaar niet. Jammer dat ze zo wantrouwend zijn. En gelukkig voor jullie dat wij technisch genoeg zijn om weer om die blokkade heen te werken. Zo kon ik jullie toch laten zien dat zij de allergoedkoopste zijn.